Vedtatt av Hellemyr menighetsråd 8.september 2015, sak 41/15.
Når ikke de kirkelige lokalene er i bruk til eget arbeid, leier menighetsrådet disse ut. All bruk skal være i tråd med «Regler for bruk av kirken», fastsatt av Kirkemøtet i 1991, med endringer/tilføyelser fra 1999, eller nyere regler fastsatt av Kirkemøtet.
Daglig leder har det daglige ansvaret for utleie av Hellemyr kirke. Kirka kan administrativt leies ut til kirkesamfunn som har bestemte nisjer som målgruppe (for eksempel Den islandske menigheten i Norge). Dersom andre kirkesamfunn ønsker å leie kirka til menighetsbyggende arbeid, tas spørsmålet opp i menighetsrådet for vurdering i forhold til eget menighetsarbeid.
Tidsaspekter:
Leietaker kan bestille lokale tidligst ett år før den aktuelle datoen. Dersom det viser seg at flere ønsker å leie lokale på samme dato, og henvender seg mer enn ett år før den aktuelle datoen, vil de interesserte prioriteres i rekkefølgen:
- Ansatte i Hellemyr menighet.
- Frivillige medarbeidere i Hellemyr menighet.
- Andre interesserte.
Ved flere interesserte i samme gruppe, vil tildeling skje ved loddtrekning.
For leiesummen disponerer leietakeren lokalet fra 07.00 om morgenen til 24.00 dersom ikke annet er avtalt. Tida kan forkortes dersom det skjer annet i kirka samme dag, eller forlenges dersom kirka er ledig (for eksempel stelle til fest kvelden før festen skal være). Dette har ikke betydning for leieprisen per gang. Daglig leder inngår avtaler og koordinerer aktiviteter og utleie.
Priser:
Leietakere som er ansatte eller frivillige medarbeidere i menigheten betaler kr. 2500,- ved leie. Andre betaler kr.4000,-.
Leietakere som leier lokalet med jevne mellomrom til samme aktivitet, betaler 1500kr per gang (for eksempel til kurs eller andre kirkesamfunns gudstjenester).
Betaling:
Daglig leder sender ut faktura til leietaker etter gjennomført leie av lokalet. Ved avbestilling faktureres normalt ikke leietaker. Dersom leietaker binder opp lokalet slik at andre interesserte hindres tilgang til dette på den aktuelle dato, og leietaker ikke bruker lokalet likevel, vil det likevel kunne bli sendt regning siden menigheten da taper inntekt fra annen aktuell leietaker. Daglig leder gjør leietaker oppmerksom på dette når det er en aktuell situasjon.
Konserter:
Artister som ønsker å holde åpne konserter i kirka betaler ikke leie dersom konserten anses som et godt og relevant tilbud til menigheten. Det forutsetter at artisten ordner det meste selv. Konserten regnes som en del av menighetens tilbud. Menigheten stiller normalt med en ansatt på selve arrangementet. Den ansatte er da hovedansvarlig. En frivillig i menigheten kan eventuelt ha dette ansvaret etter avtale med daglig leder.
Artister som ønsker å holde lukkede konserter betaler ut fra prislista. Dersom artisten eller en av støttespillerne er ansatt/frivillig medarbeider, betales leieprisen som for den ansatte/frivillige medarbeideren, som da vil stå som leietaker. Leietaker er hovedansvarlig for arrangementet.
Vielser og begravelser:
Hellemyr menighetsråd følger Kristiansand kirkelige fellesråds retningslinjer og satser slik de beskrives i fellesrådets handlingsprogram. Dette behandles administrativt (daglig leder).
Ansvar ved leie av kirka:
Den som leier kirka er hovedansvarlig. I dette ligger blant annet:
- Ansvar for lokalet. Nøkkel. Sørge for at lys, maskiner og teknisk utstyr er slått av, alle folk er ute og sikre at vinduer er lukket og dører låst når lokalet forlates. Rydding og renhold slik det beskrives på oppslag i kirka. Prinsipp: Forlat kirka i minst like god og sikker tilstand som du fant den da du kom.
- Ansvar for at lokalet forlates innen fristen. Dersom fristen overskrides og innbruddsalarmen går, må leietaker betale for kostnader ved alarmselskapets utrykning.
- Sikkerhet. Ha kontroll på offentlige nødnummer til brannvesen, politi og ambulanse. Kontakt med disse dersom behov for det. Sette seg inn i hvor brannalarmsentralen og slukkeutstyr finnes, og hvordan dette fungerer. Sørge for at alle kommer ut av bygget og samles på samlingsplassen ved brann.
- Rusmidler, som for eksempel alkohol, er ikke tillatt i Hellemyr kirke. Leietaker er ansvarlig for oppfølging av at det ikke forekommer bruk av rusmidler i lokalene, og å håndtere eventuelt rusede personer som ønsker å komme inn i kirka.
- Ved arrangementer der ansatte er til stede, og arrangementet regnes som et åpent tilbud som skal med i menighetens årsrapport, telles og noteres antall deltakere.