Public 360° - det foretrukne valget for arkiv-, saksbehandling og møteløsning

I løpet av siste halve året har stadig flere fellesråd tatt Public 360° - arkiv, saksbehandling og møteløsning i bruk. Mange følger nå etter. Dette gir flere gevinster utover å legge papirarkivet bort for godt.

Etter en forsiktig oppstartsperiode med fellesråd på Gjøvik og Toten i fjor, har flere fellesråd tatt i bruk Public 360 for arkiv-, møte- og saksbehandling.  Bodø og Gjerdrum og Heni er to av disse som også tok Public 360 i bruk før sommeren. Løsningen hensyntar fellesråd av ulike størrelser enten de er 80 ansatte som Bodø eller 5 som Gjerdrum og Heni. Disse kan nå legge papirarkivet bak seg.

Jeg er særlig tilfreds med å ha styr på det elektroniske arkivet! Det anbefales – og i tillegg er det faktisk veldig billig!

Kirkeverge Martin Ljønes, Gjerdrum og Heni

 

Oslo er det største fellesrådet som nå tar Public 360 i bruk. Riktig nok har de vært på en eldre versjon av Public 360, men nå kommer de over på kirkens felles oppsett, noe som også medfører en mer kostnadseffektiv arkivdrift hos Kirkepartner IKT.  Dette gir reduserte driftskostnader og tilgang til et felles fagnettverk med alle de som bruker samme løsning. Selv store fellesråd får også vesentlige lavere lisenskostnader ved å gå over til avtalen Dnk og Kirkepartner IKT har med leverandøren Software Innovation. Dette er en løsning som å langt nær kan sammenlignes med hva fellesråd ellers er vant med å bruke av løsninger for elektronisk lagring. Dette kom tydelig frem i den anskaffelsesprosessen som ble utført i forkant av at Dnk valgte Public 360.

 

Grunndig anskaffelsesprosess

Public 360° ble valgt etter en lang og grundig anskaffelsesprosess gjennomført etter Lov om offentlige anskaffelser (som alle enheter i Dnk er pålagt å følge). Til grunn for konkurransen ble det utarbeidet en kravspesifikasjon som både kirkerådet, bispedømmekontor og representanter fra fellesråd var med å utforme.

Kravspesifikasjon med svar fra valgt leverandør finnes på Kirkebakken - intranettet for Dnk.

 

Ekstra rabatter og tilskudd

Selv om innføringsprisen for å ta i bruk Public 360 allerede er meget lav når det skjer gjennom Dnk og Kirkepartner IKT, kan den også bli lavere. Ved å gjøre arkivinnføringen samtidig med flere andre fellesråd lokalt er det også mulig å oppnå store reduksjoner i innføringskostnaden for P360. Tre fellesråd i Valdres går nå sammen og får en ytterligere reduksjon på hele 60% av innføringskostnaden. Dette gjør det lettere oppnåelig for mindre fellesråd å ta del i effektive og kvalitative gode løsninger som ofte bare er forbehold større off. virksomheter.  Fellesrådene i Valdres har også sikret seg en fordelaktig lisenspris de neste årene ettersom de foretar bestilling i år. På toppen får de også et eget engangstilskudd fra Ovf per arkivbruker som dekker mer enn arkivdriften første året. Alt dette kommer godt med i en trang økonomi.

Les mer om rabattmuligheter på Kirkebakken under Arbeidsstøtte og Arkiv .

 

Mange gevinster

Brukervennlige og effektive løsninger bidrar både til å reduser kostnader og øke kvaliteten. Med arkiv- og saksbehandlingsstøtte reduseres risiko og omdømmeutfordringer. Gode løsninger sammen med intern kompetanse vil bidra til å lavere kostnader.  Lettere gjenfinning av materiale vil også være kostnadsbesparende. Fremtidig avlevering til arkivverket forenkles og vil være kostnad- og arbeidsbesparende når også løsningen hensyntar dette. Det at en løsning er elektronisk eller Noark godkjent er ingen garanti for dette. Derfor har valg av P360 hatt flere mål for øye enn bare å ivareta grunnleggende formalkrav som Noark godkjenning. Sammen med drift på Kirkepartner plattformen ivaretas også sikkerhet, samhandling med andre løsninger og tilgjengelighet. 

Konklusjonen er at kommunen ikke klarer å tilby oss så gode tjenester som er tilpasset til vårt behov til den prisen Kirkepartner gjør.

Kirkeverge Svein Kåre Johansen, Vikna

Les mer om gevinster på Kirkebakken under Arbeidsstøtte og Arkiv    

Kontaktinformasjon for Kirkepartner IKT AS

Besøksadresse:

Kirkepartner IKT AS

Fred Olsens gate 1

0152 Oslo

Postadresse:

Kirkepartner IKT AS

Postboks 535 Sentrum

0105 Oslo

Kontaktinformasjon:

Telefon: 23 08 18 00

E-post: post@kirkepartner.no

Org.-nr.: 999 655 823