Kirkelige fellesråd i Oslo (KfiO) og Oslo bispedømmekontor har benyttet kirkens felles IKT plattform siden Kirkepartner fikk denne etablert for tre år siden. Siden har Asker kirkelige fellesråd, og alle menighetene der, kommet inn. Den 31. mai ble over 100 ansatte i Bærum, og 10 menigheter, flyttet over på IKT-plattformen, som allerede 2500 øvrige ansatte i Den norske kirke bruker!
Gevinster
Assisterende kirkeverge Kristin Anskau var konstituert Kirkeverge i Bærum da vedtaket ble fattet i mars 2018. Hun la overfor sitt fellesråd vekt på at overgang til Kirkepartner gir størst sikkerhet for måloppnåelse, og best mulighet for å ta ut organisatoriske gevinster. «IKT er et så sentralt virkemiddel i kommunikasjon med medlemmene, og i rådsarbeidet og internt. Vi er nødt til å basere oss på en profesjonell organisering, tilpasset de behov kirken har fremover» uttalte Kristin Anskau til medlemmene i Bærum kirkelige fellesråd da disse gjorde sitt vedtak i mars. Forut for fellesrådsvedtaket var det gjennomført en grundig evaluering med ekstern bistand. Vurderingen omfattet en behovsanalyse. Eksisterende situasjon ble vurdert opp mot andre alternativer.
I vurderingen av satsingsområder, har behovet for arkivløsning og nytt lønnssystem kommet øverst på prioriteringslisten til Bærum. Videre var det identifisert behov for en mer robust IKT plattform, noe som gir forutsigbarhet i tjeneste-/kostnadsnivå, og sikker dokumentlagring. Bærum har vurdert muligheten for å anskaffe denne type løsninger selv via offentlig utlysning, opp mot alternativet å velge fellesløsninger i Dnk der det allerede er inngått avtaler. Samtidig har Kirkepartner klargjort løsningen og tilrettelagt for at menighet og fellesråd kan ta dette umiddelbart i bruk. Dette er både tids- og kostnadsbesparende. Bærum vil derfor, i likhet med øvrige enheter i Oslo bispedømme, ta i bruk Public 360 som arkiv og saksbehandlingssystem. Arbeidet starter allerede i juni.
Bærum bruker allerede xLedger på regnskap. Systemet tilbys gjennom Den norske kirkes avtale, som enhetene får tilgang til gjennom å være medeier av Kirkepartner. Vurderingene rundt lønnssystem vil deretter stå for tur om kort tid. Også her foreligger det mulighet til å benytte ferdig fremforhandlet avtale.
Flere systemer blir ikke nye for de ansatte Bærum, men det åpner seg noen nye muligheter når systemet er tilgjengelig på felles IKT-plattform. Et eksempel på dette er Outlook kalender. Felles kalender gir ikke bare mulighet til å få til mer effektiv møteplanlegging på jobb. «For min del gir dette også mulighet til å ha bedre kalendersamkjøring med kona som er domprost i Oslo» sier prost i Bærum Gunnar Næsheim med et smil.
Fremover vil de ulike fellesrådene se på muligheter til å velge flere fellesløsninger. I dag er flere av fellesrådene på ulike telefoniløsninger, men både KfiO og bispedømmekontoret er over på den avtalen som Kirkepartner har med TDC. Her er sentralbordløsningen ferdig integrert med kalenderen på IKT plattformen fra Kirkepartner.
Videre vekst i Oslo bispedømme
Som følge av kommunesammenslåinger, og påfølgende sammenslåinger av fellesråd, kommer også Røyken og Hurum med om kort tid. Til høsten flytter Røyken og Hurum over på kirkens felles IKT plattform. De har allerede startet å ta i bruk Public 360 som gir dem fullverdig elektronisk arkiv-, møte- og saksbehandlingsløsning. Dette muliggjør klare fordeler allerede nå, og gir en enklere overgang når sammenslåingen finner sted 1. januar 2020.