Kirkepartner arkiv med møteløsning gir brukerne et fullelektronisk arkiv som er godkjent i henhold til Norsk arkivstandard (NOARK5).
Elektronisk arkiv innebærer at all dokumentasjon lagres elektronisk, og at saker og dokumenter er søkbare, og at tilgangen til arkivet ikke begrenses til gitte fysiske lokasjoner. Løsningen gjøres tilgjengelig gjennom Kirkepartner Basis, og brukerne jobber i kjente program som Outlook og Office Word, Excel, PowerPoint og Internet Explorer.
De tre fellesrådene i Toten prosti er pilotbrukere på den nye arkivløsningen for det nye systemet, og har deltatt i prosjektet med leverandør sammen med brukerrepresentanter fra andre enheter i Den norske kirke. Prosjektet har kommet frem til et oppsett av P360 som er tilpasset Den norske kirkes behov, og skal gjøre det lett for nye fellesråd å ta løsningen i bruk. Prosjektarbeidet har lagt vekt på at løsningen skal passe store og mindre fellesråd, og dekke behovet for en godkjent elektronisk arkivløsning som også støtter opp om det betydelige rådsarbeidet i Den norske kirke.
Som en del av prosjektet er det utarbeidet en ny arkivnøkkel for kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost med nye bevarings- og kassasjonsregler, godkjent av Riksarkivet. I dette arbeidet har det bidratt representanter fra store og små kirkelige fellesråd, sokneprest, prost og representanter fra bispedømmeråd, Kirkerådet og KA. KA er nå også i ferd med å ansette egen arkivar som vil være en viktig arkivfaglig støtte for de fellesråd som velger å anskaffe Public 360 fra Kirkepartner.
Fra årsskiftet kan flere fellesråd ta i bruk Public 360. Det forutsettes at fellesrådet har gått over til Kirkepartner som driftsleverandør og det er gjennomført et lokalt innføringsprosjekt.
Første fellesråd ut til å gjøre vedtak om å gå over til Public 360 etter Gjøvik og Toten er Asker. Asker har i likhet med mange andre fellesråd ikke en tilfredsstillende arkivløsning.
Med gode samlede løsninger til fornuftige priser forventes flere fellesråd å følge etter. Ikke minst som følge av at det gis gode rabatter og tilskudd i en begrenset periode.
Arkivsystemet tilbys nå i en samlet grunnpakke som skal dekke et fellesråds grunnleggende behov for IT-driftstjenester. Grunnpakken inneholder:
- Kirkepartner Basis, den komplette kontorstøtteløsning for alle ansatte.
- Intranett inklusive internett publiseringsløsning
- Drift av kirkelige fagsystemer med sentrale rammeavtalepriser (som sikrer fellesrådene laveste pris i markedet) for lisenser fra leverandørene Agrando AS, Ecclesia Systemer AS, Kirkedata AS og Kommunion AS.
- Arkiv med møteløsning: Public 360 fra Software Innovation.
- Tilgang til Kirkepartner service desk
- Tilgang til alle Kirkepartners inngåtte rammeavtaler gjennomført etter Lov om offentlige anskaffelser
For mer informasjon ta kontakt med Kirkepartner