Ny administrativ enhet
I forbindelse med at fellesrådene i Asker, Røyken og Hurum ble slått sammen 1. januar 2020, ble Fellestjenester ble opprettet som en ny enhet høsten 2019. Her samlet kirkene i Asker kompetanse innenfor IT og kommunikasjon, arkiv og administrative oppgaver, samt sentralbord og øvrig førstelinjetjeneste. Fellestjenester samlet også medarbeidere fra tre organisasjoner. Her skulle vi etablere et nytt fellesskap og samkjøre ulike strukturer og ulike kulturer.
Morgenkaffe
Selve hjertet i dette nye fellesskapet er etablert rundt en kaffekopp hver morgen klokken 0845, like før vi åpner sentralbordet. Det har vært nyttig av flere grunner. Naturligvis har det en praktisk funksjon innrettet mot det arbeidet som skjer i en ren administrativ enhet. Her har vi et fast møtepunkt der vi kan utveksle informasjon om aktuelle oppgaver akkurat denne dagen. Samtidig er det også et uformelt møtepunkt uten noen agenda, der vi ganske enkelt har blitt kjent med de nye kollegene våre.
Da samfunnet stengte ned i mars 2020 ble vi satt på hjemmekontor fra den ene dagen til den andre. Plutselig måtte vi lære oss en hel del nye arbeidsmetoder, midt i implementeringsfasen for den nye enheten.
Som leder var det da spesielt to bekymringer som opptok meg. Det ene var av praktisk karakter: Hvordan legge om driften, håndtere digitale verktøy og gi opplæring i nye systemer til en hel stab som sitter på hjemmekontor? Det andre rettet seg mot det psykososiale arbeidsmiljøet. Som ansvarlig for kommunikasjon og leder for den enheten som nettopp skal ivareta systemer og felles funksjoner i organisasjonen ble det lange dager og mange praktiske utfordringer å løse. Hvordan skulle jeg samtidig ivareta medarbeiderne i enheten vår på best mulig måte? Jobben er viktig for helsen, og det sosiale aspektet har betydning for oss alle!
Digitalisering og fellesskap
Vi ble enige om å flytte morgenkaffen vår fra møterommet i Spikkestad og inn i det digitale rommet i Teams. Dermed fikk også hjemmekontordagen et fast, definert holdepunkt før vi åpnet sentralbordet.
Etter ett år med mer eller mindre permanent arbeid hjemmefra, får jeg stadig tilbakemelding fra medarbeiderne i Fellestjenester om at den digitale morgenkaffen er et viktig tilskudd i dagen, både praktisk og sosialt. Gjennom disse korte møtepunktene har vi holdt den sosiale kontakten og oppdatert hverandre på hvordan livet er på de ulike hjemmekontorene. Her har vi kommunisert om smittevern, om arbeid og fritid. Og vi er blitt kjent med både hunder og katter, og ikke minst talentfulle kunstnere.
I tillegg til det sosiale aspektet, har morgenkaffen vært et fint rom for å utveksle erfaringer og problemstillinger knyttet til de digitale arbeidsredskapene vi har tatt i bruk. Med en IKT-konsulent i møterommet har vi både fått direkte bistand og raske tips, og han har fanget opp problemstillinger som har blitt til både rutinebeskrivelser og webinar i organisasjonen.
Hos oss har digital morgenkaffe blitt et meningsfylt begrep, og i store perioder det siste året har den vært en svært viktig brikke i vår organisering og organisasjonsutvikling. Men aller viktigst: Vi har blitt bedre kjent med hverandre i løpet av det siste året.
Jørgen Guntveit Svartvasmo er leder for Fellestjenester i Asker kirkelige fellesråd. Enheten har et bredt ansvarsfelt som omfatter alt fra førstelinjetjeneste og sentralbord til arkiv, kommunikasjon, IT og stillingsutlysninger.