Den eneste av de ansatte som flyttet til byen er kirkevergen. Denne funksjonen er splittet opp i ulike avdelinger i Trondheim, i tillegg til at Ingjerd H Fredriksen har overtatt ansvaret for den daglige drift ved kontoret i Klæbu. Her er det bare å stikke innom eller ta kontakt om du har noe som angår kirkelig handlinger, frivillig menighetsarbeid eller andre «finurlige» spørsmål.
Klæbu menighetsråd har tidligere vært fellesråd for Klæbu sokn. Nå har Klæbu en representant fra menighetsrådet i det nye fellesrådet i Trondheim, som i tillegg består av 15 representanter fra menighetene i Trondheim. Fellesrådets hovedoppgave er at rammebetingelser fordeles mest mulig rettferdig og at kirka i Trondheim har de nødvendige ressursene til å møte mennesker i ulike livsfaser med respekt, og på en folkelig måte.
Servicekontoret for Klæbu menighet er felles med de andre menighetene i Trondheim. Hvor de bl.a. tar imot bestilling av dåp, vigsel og melding av gravferd.