Om Kirkepartner eSignering (Digital signatur)
Den digitale prosessen ved eSignering gjør at virksomhetene slipper manuell håndtering ved utlevering og innhenting av dokumenter som skal signeres. Ved eSignering av dokumenter gjennomføres selve signeringen med elektronisk ID. Det signerte dokumentet kan ikke endres i etterkant, og vil være klart for arkivering i sak- og arkivsystem etter at den ansatte eller medlemmet har fullført signeringsprosessen.
Sikker og pålitelig
En digital signatur er juridisk bindende, og minst like sikker som håndskrift. Både avsender og mottaker identifiserer seg med elektronisk ID, så begge parter kan være trygge på at rett person signerer dokumentet. Signeringen gjøres med signaturtjeneste fra Posten Norge AS. Posten garanterer dermed for autentiseringen og forseglingen av dokumentet. Ved å åpne det signerte dokumentet i Adobe Reader vil en se at dokumentet er sertifisert av Posten Norge AS. Dette garanterer at innholdet i dokumentet ikke er endret etter signering.
Eksempel på områder
Digital signering egner seg spesielt ved utsendelse av avtaler til mange, men også for enkeltutsendelser. Eksempel på utsendelser vil kunne være:
- Aksept av tilbud ved ansettelser og inngåelse av arbeidsavtale
- Signering av taushetserklæring
- Egenærklæringskjema
- Avtale om gravfeste (gravleie)
Priser
Etableringspris fra Digitaliseringsdirektoratet/Posten Norge. Pt. kr 7500. Utover dette tilbys tjenesten kostnadsfritt til Kirkepartner Pluss-, Basis eller Lokalt Skrivebordkunder, som har tatt i bruk Public 360 og KS SvarUt. Virksomheten betaler kun for bruken etter de gjeldende priser fra Digitalsieringsdirektoratet og KS, som er Kirkepartners underleverandører. Dette ligger på litt under 2 kr eks mva per signeringsoppdrag.
Prosessen
Utsendelse
Gjennom egen Webportal vil avsender skrive eller laste inn oversikt over den/de som skal motta og signere dokumentet. Her kreves navn, adresse og fødselsnummer (11 siffer). Dokumentet som skal signeres lastes inn som pdf fil. Fullt navn og personnummer til den som signerer vil fremkomme på dokumentet etter eSignerering, og trengs ikke forhånsutfylles i dokumentet. Det er også mulig å laste inn følgebrev eller andre vedlegg. En velger selv hvilket av dokumentene som skal signeres. Merk at signeringstjenesten er mot en (1) mottaker per dokument. Flere personer kan således ikke signere på samme dokument. Det er mulig å sende samme dokument til flere mottakere samtidig, men en vil da få igjen like mange dokumenter i retur. Løsningen egner seg derfor ikke til utsendelse av møtereferater som skal singeres av et kollegium. Signering går mot person. Skal mottaker signere på vegne av en virksomhet må en ha fødelsnummeret til den signaturberettigede.
Signeringsseremonien
Signeringsseremonien består i utgangspunktet av tre steg:
-
Visning av dokument: Første steg i signeringsseremonien er å vise dokumentet til sluttbruker. Et viktig prinsipp i elektronisk signering er «what you see is what you sign» (bruker skal se dokumentet som skal signeres). Derfor er det svært viktig at Signeringstjenesten har en god visning av dokumentet som skal signeres. Når brukeren har sett dokumentet, kan hun enten velge å signere det, eller avbryte signeringen.
-
Valg av e-ID: Neste steg er å velge e-ID-leverandør for signering. Ved autentisert signatur på nivå 4 kan en velge mellom BankID, BankID på mobil, Buypass eller Commfides. Ved autentisert signatur på nivå 3 kan en velge mellom BankID, BankID på mobil, Buypass, Commfides eller MinID.
-
Signering: siste steg består av en autentisering og signeringsbekreftelse i e-ID-leverandørens brukergrensesnitt. Dette vil være helintegrert i signeringstjenesten og vil dermed oppleves som en del av samme flyt. Dette er viktig for å oppnå god brukeropplevelse og høy grad av tillitt.
Signert dokument
- Mottakere som har valgt digital postkasse får tilsendt kopi av signert dokument. Ansattavtaler ol. vil derfor mottaker kunne arkivere på en betryggende måte i sin digitale arkivløsning (eBoks eller Digipost)
- Avsender vil motta signert dokument i sin Altinn postkasse. Dokumentet kan også lastes ned fra KS Webportalen. Dokumentet kan derfra arkiveres i virksomhetens arkivsystem eller lignende.
Signert dokument kan kontrolleres i ettertid.
For ytterligere informasjon eller bestilling, ta kontakt med Kirkepartner.