Hva er KS SvarUt?
SvarUt-tjenesten formidler post gjennom e-Boks, Digipost og Altinn. Løsningen gir sikker postformidling av personsensitiv informasjon, noe e-post ikke er. Posten ekspederes gjennom saksbehandlingssystem som Public 360, eller fagsystemer som Ecclesia og Gravlund, hvor denne integrasjonen er etablert. For post til privatpersoner som ikke hentes digitalt på Altinn, eller hvor mottaker har reservert seg mot digital postforsendelse, vil postforsendelsen bli trykket sentralt og sent ut per ordinær papirpost. Har mottaker akseptt Sikker Digital Postkasse (SDP), som Digipost eller eBoks, blir posten ikke videresendt til utskrift. Da har mottaker akseptert kun å motta post fra digitalt. Administrator hos fellesrådet kan likevel gå inn i kontrollportalen til SvarUt og velge "send til print" om det er foresendelser som ikke blir lest hos de som likvel har godtatt kun digital post.
De digitale brevene sendes og lagres kryptert og mottaker må identifiserer seg gjennom elektronisk-Id. Taushetsbelagt og annen beskyttelsesverdig informasjon kan derfor sendes som digital post.
KS SvarUt er en løsning som Kommunenes Sentralforbund har etablert for sine medlemmer. Statlige, og noen andre ikke kommersielle aktører har også fått anledning til å ta løsningen i bruk. Kirkepartner har på vegne av Den norske kirke, og deres kunder, inngått avtale om å benytte KS SvarUt.
Forsendelse fra Public 360
Kirkepartner har integrert løsningen med Public 360 fra Tieto.
SvarUt ut er enkelt å ta i bruk. Saksbehandleren i Public 360 får et ekstra tilvalg når saksdokumenter (brev ol) skal ekspederes fra Public 360. I tillegg til dagens valg "e-post" og "utskrift", får brukeren mulighet til å velge "SvarUt". Det er dermed ikke behov for annen opplæring enn noe informasjon om hva løsningen innebærer.
Forsendelse fra lønn- og økonomisystemer som xLedger og Visma
Ta kontakt med din leverandør om de tilbyr SvarUt grensesnitt mot sitt system. I tilfelle kan du ta kontakt med Kirkepartner ved ønske om dette. Kirkeparnter etablerer grensesnittavtale med aktuelle leverandører av lønn- og økonomisystemer etter behov.
Forsendelse fra egen webportal
For de av våre driftskunder som ønsker å sende post via egen web portal vil det være aktuelt med noe opplæring for de få brukere dette gjelder. Bruk av web-portalen kan være aktuelt for utsendelser til medlemmene av feks menigheten. Eksempler på utendelser kan være inivtasjon til konfirmant 25 jubilieum. Mottakerliste i Excel lastes inn i webportalen sammen med pdf-fil av det som skal sendes ut. Invitassjon til 4 års bok, Lys våken etc. hvor en helst ønsker at mottaker får foresendelsen på papir. anbefales heller bruka av tjenesten "Send" fra underleverandøren Grafisk digital. Se link her.
eSignering - Digital signering
Den digitale prosessen ved eSignering gjør at virksomhetene slipper manuell håndtering ved utlevering og innhenting av dokumenter som skal signeres. Ved eSignering av dokumenter gjennomføres selve signeringen med elektronisk ID. Det signerte dokumentet kan ikke endres i etterkant, og vil være klart for arkivering i sak- og arkivsystem etter at den ansatte eller medlemmet har fullført signeringsprosessen. Forsendelsen av eSignering skjer gjennom webportalen. Se her for mer i informasjon. Bruk av eSignering tilbys våre driftskunder.
Forsendeles fra gravplass-systemene Ecclesia eller Gravlund
Forsendelser fra Ecclesia eller Gravlund, som brev og fakturaer til festere, kan sendes ut via KS Svar Ut. Egen tilleggsavtale må inngås med Vitec Agrando AS eller Kirkedata AS. Leverandørene har har en egen pris for etablering og vedlikehold av dette grensesnittet. For Ecclesia pris, se Ecclesias prisliste. For Gravlund, ta kontakt med Kirkedata. Tjenesten tilbys alle enheter i Den norske kirke som har gravplassmyndighet. Se også punkt om aktuell prismodell nedenfor.
Gevinster
SvarUt gir både sikker postforsendelse og store kostnads- og tidsbesparelser. Grad av besparelser avhenger av hvor stor andel av posten som blir lest digitalt av mottaker. For post som går til sentral trykk og brevpost til mottaker vil kostanden likevel være på mer enn 50%.
Utbredelse
Tilnærmet alle landets kommuner, alle fylkeskommuner, nærmere 100 statlige virksomheter og flere kommunale foretak benytter tjenesten (per 1. desember 2018). I Den norske kirke tok Kirkerådet, Bispedømmekontorene, og mange fellesråd tatt løsningen i bruk. Disse har raskt oppnådd kostnadsbesparelser og effektiviseringsgevinster.
Priser
Bruk av tjenesten innbefatter en engangs etableringskostnad og en driftskostnad. Driftskostnaden er volumbasert, og vil også avheng av hvor mye som sendes som brevpost. Ved utsendelsen vil en enten bli belastet for en digital porto (til Altinn, Digipost eller e-Boks) eller kostnaden for papirutsendelse og brevporto. Som følge av at brevporto skjer gjennom masseutsendelse vil spesielt små og mellomstore fellesråd komme meget fordelaktig ut ved å benytte løsningen. En papirpostforsendelse vil som regel ligge under 10 kr (ved maks 20 gram og ikke for mange ark), mens ren digital forsendelese ligger på i underkant av 2 kr. Prisene fastsettes av Posten Norge, KS og Digitaliseringsdirektoratet.
Fellesråd som ikke har driftsavtale med Kirkepartner må kjøpe pakker som dekker antall forsendelser. Øvrige fellesåd etterfaktureres kvartalsvis basert på reelt omfang.
For enheter som skal etalere SvarUt mot Dnk360 er det en tableringskostnad som hensyntar størrelsen på fellesrådet og antall menigheter (antall arkivenenheter), noe som for de fleste fellesråd gir en etableringspris på 1.500 – 4.500 kr eks mva. Det er ingen faste driftskostnader. Kun varable kostnader knyttet til de volumer av utensender som benyttes.
For fellesråd som kun skal ha integrering mot gravplass systemet er det en etableringspris på kr 5000 eks mva.
Bestillling og ytterligere informasjon
Ta kontakt med Kirkepartner for ytterligere informasjon og/eller bestilling av tjenesten. Nedenfor finner du link til produktark fra Kirkepartner som beskriver SvarUt. Informasjon finnes også på KS sine sider.