Påmeldingssystem til gudstjenester

Mange menigheter ønsker å ha påmelding til gudstjenestene, for å sikre godt smittevern. BKF anbefaler Medarbeideren sitt system for påmelding. Det er ett av de systemene som anses av Kirkerådet som trygt personvernsmessig.

Kirkerådet har undersøkt ulike leverandører for påmeldingssystem, og du kan lese mer om deres vurdering i denne intranettsaken fra Kirkerådet. (krever innlogging) I tillegg til Medarbeideren er også Check in anbefalt som trygt.

Agrandos Medarbeideren er anbefalt av BKF

Mange menigheter i Bergen bruker allerede Agrando sine system, og derfor vil BKF anbefale at man tar i bruk Medarbeiderens påmeldingssystem. Medarbeideren har nå en ny og oppdatert påmeldingsløsning. Her kan hver gruppe/kohort/familie melde seg på med en ansvarlig kontaktperson. Husk å skriv som informasjon at man bare må melde på folk i sin egen husstand/kohort. 

Informasjon om påmeldte går rett inn i Medarbeidaren. Ved registrering på arrangementet kan man krysse av folk etter hvert som de kommer.

Påmeldingsløsningen fra Agrando er gratis for kunder som har nettside/påmeldingsmodul fra Agrando – det gjelder alle menigheter i Bergen.
Se brukerveiledninger nederst på siden.

Ny nettside

Nylig har det kommet en ny nettside fra Agrando der man enklere kan registrere påmeldte på et arrangement. Der kan man velge arrangement, huke av påmeldte når de ankommer, og legge til gjester som ikke er påmeldt, samt å fjerne påmeldte som ikke kommer likevel.

Siden er under arbeid, og snart vil det være mulig å laste ned en egen app, samt å opprette nye arrangement direkte fra denne siden.
Se brukerveiledninger nederst på siden.

Adressen til siden er: arrangement.medarbeideren.no

Man må logge seg på med en bruker der. Dersom det er frivillige som skal registrere er det mulig å gi dem en minibruker.


Informer om hvilke opplysninger som blir samlet inn

Kirkerådet har undersøkt retningslinjer for personvern, databehandling, underleverandører og hvor serveren ligger. Dette er viktig for å sikre personvernet.

En viktig del av personvernlovgivingen er at den som samler inn informasjonen må informere om:

  • Hvilke opplysinger som blir samlet inn
  • Hva de skal brukes til
  • Når de blir slettet (for tiden er regelen 14 dager)

Det er arrangøren sitt ansvar å kommunisere dette til de som melder seg på, for eksempel gjennom en arrangementstekst.

Brukerveiledning

For å lage en påmelding til f.eks en julegudstjeneste starter man i Medarbeideren – grupper. Dette er en kjapp gjennomgang på hva du skal gjøre, les hele brukerveiledningen som er vedlagt som lenke.

  • Lag en gruppe som er tilgjengelig på nett. Sett en begrensing på antall mulige deltakere. Kall gruppen f.eks «Julegudstjeneste domkirken kl. 15».
  • Lag et arrangement (f.eks Julegudstjeneste i domkirken på julaften kl. 15), koble den til gruppen du akkurat lagde ved å legge til ressurser (du finner nøyere veiledning i lenkene under)
  • Lag et påmeldingsskjema ved å logge inn her: bergen.medarbeideren.no
    Merk at du må ha tilgang som forfatter for å logge inn her. Ta kontakt med din administrasjonsleder dersom du ikke har det. Adm.leder bestiller hos bkf-it@kirken.no.
  • I det nye skjemaet du lager trenger du be folk melde seg på med navn, mobilnummer og e-post. Flere opplysninger trenger vi ikke (til en gudstjeneste). Man bør be om å legge inn e-post som obligatorisk felt, slik at den som melder seg på får en bekreftelse.
  • Velg "Bekreftelse påmelding" der man velger hvilken nettside den påmeldte kommer til etter han har meldt seg på. Det er viktig slik at man ikke blir usikker på om man faktisk har meldt seg på og melder seg på to ganger.
  • Enten i skjemaet eller i nettartikkelen: Skriv at man melder på folk fra samme husstand/kohort i en omgang. Dersom det er fra ulike husstander må man melde på to ganger.
  • Koble skjemaet til gruppen du lagte (gruppen du også lenket til arrangementet)
  • Husk å huke av for type påmelding: gruppepåmelding
  • Lagre skjemaet og kopier lenken til skjemaet. Da kan du legge denne lenken ut på nettsiden slik at folk kan melde seg på. Legg den gjerne også inn i selve kalenderen på nettsiden, del den på facebook, i e-poster osv.
  • Skriv inn de nødvendige opplysninger om arrangementet på nettsiden (tid og sted og gjerne antall plasser). Skriv også inn denne setningen: Opplysningene vi samler inn blir tatt vare på i 14 dager på grunn av smittesporing, og blir slettet etter det.
  • OBS: Det kan skje at de som melder seg på får en feilmelding, og så melder de seg på en gang til. Sjekk derfor listen fortløpende og evt slett de som melder seg på dobbelt eller trippelt. Skriv gjerne noe om dette i teksten (f.eks: Noen kan oppleve å få feilmelding etter påmelding. Mest sannsynlig er påmeldingen din registrert. Du skal motta en bekreftelse på e-post).
  • PÅ ARRANGEMENTSDAGEN: Gå inn på medarbeideren (app eller nettside) og registrer deltakerne når de kommer. Du kan også skrive ut en liste og krysse av på papiret, dersom påmeldingen er fulltegnet i god tid før arrangementet. Det kan være greit å ha listen på papir dersom det er frivillige, uten tilgang til medarbeideren, som skal registrere de fremmøtte.


Fullstendig brukerveiledning til gruppepåmelding til arrangement

Brukerveiledning til ny nettside-registrering


Videoveiledning om ny nettside-registrering

Et alternativ: QR-kode

Dersom det ikke er et stort trykk på påmeldingen til gudstjenester/andre arrangement, men der man likevel må få registrert alle deltakerne, kan det være like greit å lage en QR-kode der deltakerne registrerer seg selv via en smart-telefon i døren. LAG EN QR-KODE HER
Lag en QR-kode som lenkes til en påmelding i Medarbeideren. Du trenger bare be folk registrere navn og mobilnummer, slik at det går raskt. Da vil de havne i en gruppe i Medarbeideren som kan sorteres på tidspunkt for påmelding, og man kan slik se hvem som har vært tilstede i kirken/menighetshuset i det aktuelle tidspunktet, dersom man får behov for smittesporing. 

Husk å lage en QR-kode for evt menighetshus og en for kirkebygget, dersom du har to ulike bygg. 
Slett påmeldingene jevnlig etter 14 dager i Medarbeideren.


Har du spørsmål om systemet kan du sende e-post direkte til Agrando eller ta kontakt med kommunikasjonsrådgiver Gyrid Cecilie Nygaard i BKFs administrasjon.

 

Beklager, men vi kan ikke finne din posisjon pga instillingene i nettleseren din. Du må tillate autolokasjon for å kunne benytte denne funksjonaliteten:

Se instruksjoner for din nettlester under:

Internet explorer

Internet options / Privacy / Location / klikk på "Clear sites"

Chrome

Settings / Advanced / Priacy and security / Content settings / Location -> Fjern "kirken.no" fra blokkert-lista

Firefox

Options / søk etter "location" / settings / Fjern "Kirken.no" fra blokkert

Safari

Settings for this website / Location -> "Allow"