innkalling til menighetsråd 27. februar 2020

Innkalling til møte i Røyken Menighetsråd

Dato: Torsdag 27. februar 2020

Tid: Kl. 19.00-21.00

Sted: Røyken menighetshus

Til:

Faste medlemmer: Ida-Marie Aarak, Åge Rasmussen, Arne Bertheussen, Harald S. Kjos, Stephen Sirris og Ellen Martha Blaasvær.

Varamedlemmer: Sigmund Hole og Hans Frivold.

Roger Eliassen (Teglen-bandet).

Forfall: Kristin Bonnerud.

Åpning kl. 19.00: v/Åge

Sak 11/20: Godkjenning av innkalling

Saker til eventuelt: Søknad fra ansatt. AU orienterer.

Forslag til vedtak: Innkalling godkjennes

Sak 12/20: Godkjenning av protokoll

Forslag til vedtak: Protokollen godkjennes

Sak 13/20: Møte med Teglen-bandet v/Roger Eliassen

1. Presentasjonsrunde. Bandet forteller om oppgavene.
2. Har bandet noen ønsker og behov for midler og utstyr?
3. Hvordan kan vi styrke sikre god kontakt mellom bandet, ansatte og menighetsråd, og hva ønsker dere av oppfølging?
4. Rekruttering og ettervekst?
5. Eventuelt

Oppsummering: Menighetsrådet takker for orienteringen fra bandet.

14/20 Røyken menighets misjonsprosjekt i Thailand

Orientering ved soknepresten.

Forslag til vedtak: Røyken menighetsråd inngår avtale med Det Norske Misjonsprosjekt og støtter misjonsprosjektet i Thailand med 30 000,- årlig.

15/20 Organisering av utvalg i Røyken menighet

På bakgrunn av Håndbok for menighetsråd og fellesråd og drøfting i menighetsrådsmøte 14. november 2019, finner menighetsrådet det strategisk viktig å danne en hensiktsmessig utvalgsstruktur i Røyken menighet. I menighetsrådsmøtet 12. desember 2019 ble utvalgsstruktur drøftet. AU fikk i oppgave å utarbeide en skisse for utvalgsstruktur, mandat og mål, medlemmer og behov for planarbeid til menighetsrådsmøtet 23. januar 2020 Temaet ble drøftet med ansatte i samlingen 25. januar 2020.

Menighetsrådet finner det naturlig å danne utvalg på de virksomhetsområdene menighetsrådet har ansvar for; diakoni, gudstjenesteliv, trosopplæring, og kirkemusikk med mer. Menighetsrådet arbeider gjennom utvalg og menighetsrådsmøtene avlastes. Det gir også det enkelte menighetsrådsmedlem mulighet til å kanalisere engasjement og interesser.

Forslag til vedtak: Røyken menighetsråd oppnevner følgende tre utvalg/råd:

1. Barne- og ungdomsråd i Røyken menighet. Medlemmer: Kateket, trosopplærer, Ida Marie Aarak (leder), Hilde Brabrand og Fanney Ingadottir.

2. Diakonirådet i Røyken menighet. Medlemmer: Diakon, Arne Bertheussen (leder), Sidsel Mamen (Bibelkontakt), Liv Jorunn Koller (misjonskontakt).

3. Gudstjeneste- og kulturutvalget i Røyken menighet. Medlemmer: Sokneprest, kantor, Stephen Sirris (leder), Halvor Tverdal Rasmussen.

1. Mandat for hvert utvalg/råd:

Utvalget/rådet er et underutvalg av Røyken menighetsrådet. Menighetsrådet oppnevner medlemmer og lederverv og gir mandat. Utvalget/rådet skal bestå av ansatte, ett eller flere menighetsrådsmedlemmer og frivillige.

Hensikten er at utvalget/rådet fungerer som en felles arena for samarbeid mellom ansatte, menighetsråd og frivillige. Målet er økt involvering og tilrettelegging for et bredere frivillig engasjement i menigheten. Ansatte vil dermed få flere å jobbe sammen med, drøfte arbeidet med, finne støtte og identifisere utfordringer. Utvalget/rådet kan også fungere som åndelige fellesskap gjennom å be for arbeidet.

Utvalget/rådet arbeider strategisk gjennom å utforme eller revidere planverk for sitt virksomhetsområde etter oppdrag fra menighetsrådet. En samordnet satsning på utvalg vil gi større helhet i menigheten og hjelpe menighetsrådet i prioriteringer og satsninger. I tillegg har utvalget/rådet en viktig funksjon med å rekruttere og følge opp frivillige på sitt virksomhetsområde. Utvalgsmedlemmene kan i tillegg ivareta praktiske oppgaver operativt. Møtefrekvens avgjøres av utvalgene selv, avhengig av oppgaver og mandat gitt av menighetsrådet. Utvalgene oppfordres til å konsultere andre personer og grupper om saker på virksomhetsområdet. Det er ønskelig at utvalgene har en kontinuerlig arbeidsform, noe som kan ivaretas med for eksempel tre møter i halvåret.

Utvalget/rådet ivaretar særlig følgende hovedoppgaver:

1. Være en felles arena for samarbeid mellom deltakerne
2. Bidra til økt involvering og større frivillige engasjement på virksomhetsområdet gjennom å rekruttere og følge opp frivillige
3. Være et forum for å støtte og utfordre ansatte og menighetsråd
4. Drive markedsføring og PR for arrangementer innenfor virksomhetsområdet
5. Drøfte virksomheten, og bidra i planlegging, valuering og evaluering av tiltak
6. Bidra til strategisk arbeid gjennom å utforme og revidere planer

1. I tillegg gir menighetsrådet utvalget/rådet følgende oppgaver:

Barne- og ungdomsråd i Røyken menighet

1. Rekruttere 2-3 nye medlemmer innen mai 2020, gjerne MILK-ere.

Diakonirådet i Røyken menighet

1. Rekruttere Kirkens Nødhjelp-kontakt innen mai 2020.
2. Rekruttere Grønn kontakt innen mai 2020.

Gudstjeneste- og kulturutvalget

1. Utrede gudstjenesteordning for gudstjenestene kl. 11 i Teglen. Forslaget oversendes menighetsrådet innen 1. mai 2020.
2. Utrede gudstjenesteordning for gudstjenestene kl. 17 i Teglen. Forslag oversendes menighetsrådet innen 1. oktober 2020.
3. Utarbeide forslag til plan for kirkemusikk for Røyken menighet, inkludert vurdere samarbeid med Musikk i Slemmestad. Forslaget oversendes menighetsrådet innen 1. februar 2021.

16/20 Årsrapport Røyken menighet 2019 v/Heidi og Sigmund (vedlegg ettersendes)

Årsrapporten inkludert regnskap oversendes revisor innen 1. mars. Vedlegget drøftes i møtet.

Forslag til vedtak: Årsrapporten godkjennes.

Sak 17/20: Minnekonsert i Røyken menighetshus

Astri M. Bauer vil arrangere minnekonsert for sin mann 10. mai. Hun har sendt søknad om å leie Menighetshuset vederlagsfritt, med begrunnelse at Oddbjørn Bauer har deltatt med spill i 30 år vederlagsfritt.

Forslag til vedtak: Etter samråd med Astri Marie arrangeres minnekonserten i samarbeid med Røyken menighet. Arrangementet kunngjøres på menighetens nettsider og det betales ikke leie for menighetshuset. Eventuelt økonomisk overskudd går til menighetens misjonsprosjekt.

Sak 18/20 Tilsettingsreglement for Asker kirkelige fellesråd (Vedlegg)

I fellesrådets møte 20.1.2020 ble blant annet reglementer for økonomi, tilsetting og permisjon drøftet. Se vedlagte møtebok, med vedleggene til sak 5/2020. Forslagene til reglementer er utarbeidet i samarbeid med KA Arbeidsgiverorganisasjon for kirkelige virksomheter.

 Menighetsrådets medvirkning: Fellesrådet sikter på endelig vedtak i møte 18.3. Se spesielt pkt. 6 i forslaget til tilsettingsreglement. Om menighetsrådets uttalerett i tilsettingssaker heter det blant annet: Det enkelte menighetsråd skal også uttale seg når det gjelder tilsetting i stilling tilknyttet vedkommende menighet der stillingen lønnes over fellesrådets budsjett, jf. kirkeloven § 14, 3. ledd. Menighetsrådets rett til uttalelse er ivaretatt ved menighetsrådets representasjon i intervjuutvalget [...]

Forslag til vedtak:

Sak 19/20 Endring av tidspunkt for gudstjeneste nyttårsaften

I de ansattes langtidsplanlegging har det kommet opp et spørsmål vedr. midnattsgudstjenesten i Røyken kirke på nyttårsaften kl.2315. Dette er nok en lang tradisjon.

Saken er at kl.2315 er et veldig ugunstig tidspunkt for oss ansatte. Nyttårsaften blir veldig dominert av at man skal ha denne tjenesten, siden vi må møte i god tid og flere av oss har litt reisevei. Noen skal også jobbe dagen etter. Været og føre varierer selvfølgelig fra år til år, men det kan jo være krevende å kjøre på natten på denne tiden av året.

De ansatte synes mye av dette stiller seg annerledes med påskenattsgudstjenesten, som både har et sterkere liturgisk og teologisk innhold og tradisjon for dåp av ungdom/voksne, og som er på en mildere årstid. Den har også deltakelse av kirkekoret og i det hele tatt større oppslutning.

De ansatte har snakket om dette med nyttårsaften i soknestaben og blitt enige om å fremme forslag for MR om et annet tidspunkt, f.eks. kl.17. Da vil man kunne kombinere tjenesten med familiesamvær eller selskap utover kvelden. Vi antar at det samme også gjelder en del gudstjenestedeltakere som lettere vil kunne benytte dette tidspunktet. Til orientering har man gjort en tilsvarende endring i Tranby i Lier for noen år siden.

Oppslutningen om gudstjenesten på nyttårsaften de siste årene har vært som følger:

Forslag til vedtak: Menighetsrådet endrer tidspunktet for gudstjenesten nyttårsaften fra kl. 23.15 til kl. 17.00.

Sak 20/20: Siden sist

Sak 21/20: Nytt fra fellesrådet v/Åge

Sak 22/20: Nytt fra ansatte v/Heidi

Sak 23/20: Eventuelt

Stephen Sirris

Leder Røyken menighetsråd

Røyken, 20. februar 2020