Følgende regler gjelder for leie og bruk av Rolvsøy kirke:
1. Søknad om leie av kirken skal utfylles så detaljert som mulig
2. Ved planlagt overnatting skal instruks for overnatting fylles ut og returneres sammen med søknad (se evt. vedlegg)
3. Program for arrangementet skal vedlegges søknaden eller ettersendes til menighetskontoret for godkjenning
4. Kirketjeneren må kontaktes senest én uke før arrangementet for praktiske avtaler
5. Rolvsøy kirke har kapasitet til totalt 436 mennesker. Av disse kan maks 22 personer oppholde seg på galleriet. Summen av medvirkende, solgte billetter og evt. reserverte friplasser må ikke overstige dette antallet. Kirkens betjening vil kontrolltelle.
Av hensyn til brannsikkerheten vil det ikke under noen omstendighet være aktuelt å slippe inn flere personer enn det oppgitte antall!
I kirken gjelder følgende regler:
a) Leietaker skal ha en hovedansvarlig til stede ved arrangementet
b) Bruk av orgel eller piano/flygel skal avtales på forhånd
c) Bruk av levende lys og elektrisk utstyr skal avtales med kirketjener
d) Bruk av møbler og utstyr, og flytting av benker skal avtales med kirketjener
e) Rømningsveiene, utgangene og andre dører til eller i rømningsveiene skal til enhver tid være åpne og frie, uten noen hindringer eller innsnevringer
f) Hvilke rom som kan benyttes må avtales på forhånd
g) Billettsalg kan bare foregå i våpenhuset
h) Ved alle arrangement i kirkene aksepteres ordningen med ledsagerbevis. Kirkene leies ut til offentlige konserter og lignende under forutsetning av at ledsagerbevisordningen aksepteres.
Leietakers ansvar:
a) Leietakeren må selv sørge for all lossing, transport, utpakking, montering, demontering, nedpakking og lasting av alt medbrakt utstyr
b) Leietakers medbrakte elektriske utstyr skal være godkjent og tilfredsstille forskrifter for elektriske anlegg. Det skal være tilpasset kirkens strømuttak slik at det ikke er berørings- eller brannfarlig
c) Leietaker må selv sørge for eventuell ekstra strømtilførsel (strømkasse)
d) Leietaker må selv sørge for eventuelt billettsalg
e) Leietaker skal sørge for at møbler og annet utstyr ryddes på plass etter bruk
f) Alle skader skal straks meldes til kirketjener
Priser
Satser for utleie av kirker vedtas av Fredrikstad kirkelige fellesråd. Søknad om leie må godkjennes av menighetsrådet.
- Bruk av kirken til arrangementer i menighetens regi belegges ikke med avgift.
- For bruk av kirken til arrangementer for kor, korps, grupper etc. tilhørende nærmiljøet og det ikke tas inngangspenger, benyttes minimumssats ved utleie av kirken; kr 3.000 for de store kirkene (Domkirken, Glemmen og Østre Fredrikstad kirke) og kr 2.000 for de andre kirkene i kommunen.
- For bruk av kirken ved utleie som tar billettinntekter som ikke overstiger kr. 7.500, tas en leie på minimumsleie med tillegg av 10% av billettinntekten.
- For bruk av kirken til arrangementer hvor billettinntekten overstiger kr 7.500, tas det en leie på minimumsleie med tillegg av 20 % av billettinntekten.
- Kirketjener teller antall publikummere og faktura baseres på disse tallene, dersom annet ikke er avtalt.
- Dersom leier ønsker å ha flere konserter på samme dag, tas det en leie på 75 % av minimumsleie for hver ekstra konsert.
- Ved alle arrangementer i kirkene aksepteres ordningen med ledsagerbevis. Kirkene leies ut til offentlige konserter og lignende under forutsetning av at ledsagerbevisordningen aksepteres.
- Dersom konsertarrangør er en humanitær, kirkelig organisasjon eller personer og grupper som menigheten har et samarbeid med, har menighetsrådet rett til å inngå særskilte avtaler.