I tilsettingssaker gjelder Arbeidsmiljøloven, bestemmelsene i kirkeordningen, Offentleglova, Forvaltningsloven, forskrift til Forvaltningsloven skal følges, så langt det går, som følge av kirkemøtes beslutning om kirkeordningen, Hovedtariffavtalen og lokale reglementer. Videre gjelder bestemmelsene om likebehandling i arbeidslivet, jf. Arbeidsmiljøloven (kapittel 13), Diskrimineringsloven, Likestillingsloven og Diskrimineringsombudsloven.
1. Omfang
Dette reglementet gjelder for tilsetting av arbeidstakere i alle hel- og deltidsstillinger hvor Kongsberg kirkelige fellesråd er arbeidsgiver i henhold til bestemmelsene i kirkeordningen.
Reglementet vedtas og revideres av KKF etter tilråding fra KADM.
2. Stillingsvurdering
Ved ledighet i, eller ved opprettelse av stilling, bør stillingens innhold og krav til stillingsinnehaver vurderes. I stillinger med krav til tjenesteordninger som er vedtatt av Kirkemøtet, må dette tas hensyn til.
Ved ledighet kan det vurderes om stillingen skal omorganiseres eller omgjøres.
Ved ledighet i stilling skal det vurderes om tilsatte som av helsemessige eller andre særlige årsaker trenger omplassering, kan gis mulighet til dette. (Jf. arbeidsmiljøloven §§ 4-1 til 4-6)
Er det foretatt oppsigelser på grunn av arbeidsmangel siste året, vurderes det om tidligere ansatte har fortrinn etter arbeidsmiljøloven § 14-2.
Deltidstilsatte skal ved intern utlysning tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen.(Jf. Hovedtariffavtalen kap.1 § 2 punkt 2.3 og reglementets punkt 10 om interne overføringer)
3. Utlysning av stillinger
Generelle rutiner
Ledige stillinger skal som hovedregel utlyses offentlig, med mindre det er gjort unntak som er beskrevet i dette reglement.
Utforming av stillingsutlysning skjer i samråd med det (de) menighetsråd som stillingen er knyttet til. Eksterne utlysninger offentliggjøres i aktuelle media, som det etter en vurdering er naturlig å utlyse den aktuelle stillingen i.
Utlysningen skal inneholde:
- Stillingsbetegnelse
- Beskrivelse av stillingens arbeids- og ansvarsområde
- Kvalifikasjonskrav
- Spesielle krav til f.eks. egnethet og samarbeidsevne
- Tilsettingsvilkår / lønn / medlemskap i KLP
- Evt. krav til medlemskap i Den norske kirke
- Andre praktiske opplysninger
- Kun elektroniske søknader
Stillingsbetegnelser skal i utgangspunktet være kjønnsnøytrale. Når det stilles krav om legeattest, politiattest osv, må dette framgå av kunngjøringen.
Intern utlysning
Interne utlysninger skjer via e-post til alle ansatte. Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig orientere tillitsvalgt (jf. Hovedavtalen § 9-4 c) og de tilsatte (jf. arbeidsmiljøloven § 14-1) om ledige og nyopprettede stillinger.
Vedr. utlysing av deltidsstillinger vises det til Hovedtariffavtalen kap. 1 § 2, pkt. 2.3.
Intern utlysning kan brukes når personalpolitiske hensyn tilsier det, og når det ut fra et saklig skjønn er klart at det finnes kvalifiserte søkere internt til ledige stillinger. Spørsmålet om intern utlysing avgjøres normalt av kirkevergen etter drøfting med tillitsvalgte. Jf. også Hovedtariffavtalen kap.1 § 2.3 annet ledd om intern utlysning.
Det organ som er tillagt tilsettingsmyndigheten kan i spesielle tilfeller bestemme at stilling skal besettes uten utlysing.
Det innhentes uttalelse fra organisasjonene ved lokale tillitsvalgt /områdetillitsvalgt / fellestillitsvalgt eller utvalg av tillitsvalgte, jf. Hovedavtalen § 9-3 f og § 9-4 c og d, før det fattes vedtak om tilsetting.
Vikarer og andre midlertidige tilsatte ihht. arbeidsmiljøloven § 14-9, kan søke internt utlyste stillinger når de Hovedtariffavtalen opparbeidet seg tilsammen 1 års tjeneste i virksomheten. Det er en forutsetning at de er tilsatt ved utlysningstidspunktet.
Vikariater og andre midlertidige arbeidsforhold
Vikarer og sesongarbeidere for inntil 6 måneder kan tas inn uten intern/ekstern utlysing. Utover 6 måneder skal det normalt foretas utlysing.
Tidsperioden for vikariatet/den midlertidige tilsettingen tas inn i utlysingen.
4. Søknadsfrister/fornyet utlysning
Ved ekstern utlysing skal søknadsfristen normalt være 3 uker. Ved intern utlysning settes det en hensiktsmessig søknadsfrist etter en konkret vurdering. Tilsettingsmyndigheten avgjør om søknader som er innkommet etter fristens utløp skal tas med i betraktningen.
Tilsettingsmyndigheten avgjør om det eventuelt skal foretas ny utlysning.
Dersom det etter utlysning ikke melder seg kvalifiserte søkere, kan arbeidsgiver endre på kvalifikasjonskravene der tjenesteordningen åpner for det og lyse ut på nytt.
5. Behandling av søknader
Mottak
Utlysning og registering av søknader skjer i Webcruiter.
Søkerliste – offentlighet
Søkerlister lages etter søknadsfristens utløp. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om det (personvernloven og offentlighetsloven § 6 pkt. 4). Arbeidsgiver bestemmer om søkerens anmodninger skal tas til følge. Offentlig søkerliste skal inneholde søkers navn, alder, tittel/yrke, arbeidssted og bostedskommune. Dersom ikke alle navnene er presentert skal det opplyses om antall søkere og hvor mange av hvilket kjønn.
Utvidet søkerliste - partsinnsyn
Som hovedregel utarbeides utvidet søkerliste for alle stillinger. Utvidet søkerliste skal inneholde søkers navn, bosted og alder, tittel / yrke, utdanning / eksamener, arbeidspraksis med angivelse av arbeidssted og arbeidets varighet. Denne listen er unntatt offentlighet og behandles deretter. Søker som ber om det (part i saken), har rett til å få tilsendt utvidet søkerliste og andre opplysninger som kan gis.
6. Saksforberedelse, intervju og innstilling
Tilsettingssaker sendes til uttalelse i arbeidstakerorganisasjonene ihht. Hovedavtalen § 9-3 f og § 9-4 c og d.
Intervjuutvalg
For alle stillinger hvor KKF eller KADM er tilsettingsmyndighet setter KADM intervjuutvalget.
Intervju og referansekontroll
Som hovedregel gjennomføres intervju med de mest aktuelle søkerne. For spesielle stillinger kan det vurderes å bruke andre utvelgelsesmetoder, f. eks. prøvespill. For de mest aktuelle søkerne vil det innhentes referanser. Referanser innhentes normal av assisterende kirkeverge etter at det er foretatt intervju. I noen tilfeller vil det være naturlig å kontakte andre referanser enn det søkeren selv har oppgitt. I slike tilfeller skal det innhentes tillatelse fra søkeren.
Innstilling
Når intervju er gjennomført og referanser innhentet, foretas den endelige innstilling. Det bør vanligvis innstilles 3 søkere, dersom disse er kvalifisert ihht. utlysningsteksten. Innstillingen utformes vanligvis av assisterende kirkeverge.
7. Tilsettingsmyndighetens vurdering
Tilsettingsmyndigheten plikter å foreta en saklig og samvittighetsfull totalvurdering for å finne fram til de best kvalifiserte søkerne. Ihht. Hovedtariffavtalen kapittel 1 § 2 legges det først en samlet vurdering av søkernes kvalifikasjoner («teoretisk og praktisk utdanning, samt skikkethet for stillingen») til grunn for denne vurderingen.
Ved tilsettingen bør det tas spesielt hensyn til de habilitetsproblemer som kan oppstå når saksbehandler eller medlem av tilsettingsorgan er i nær familie med søker.
Tilsettingsmyndigheten kan kun tilsette en av de innstilte til stillingen.
8. Tilsetting
Når vedtaket er truffet, avsluttes tilsettingsprosedyren med å sende tilbud om tilsetting til den aktuelle søker. Dersom denne skulle takke nei eller ikke svare innen fastsatt frist (normalt en uke), bør det klart komme frem av vedtaket at tilbudet i neste omgang skal gå til den neste innstilte søkeren. Når skriftlig aksept av stilling er mottatt, sendes det beskjed til de andre søkerne.
Vikarer skal normalt inneha de kvalifikasjoner som kreves ved fast tilsetting, men kravene kan fravikes etter en konkret vurdering.
9. Arbeidsavtale og tilsettingsvilkår
Det utarbeides arbeidsavtale i henhold til kravene i arbeidsmiljøloven §§ 14-5 og 14-6.
Arbeidstakeren tilsettes innenfor fellesrådets virksomhetsområde på de lønns- og arbeidsvilkår som følger av gjeldende lover, tariffavtaler, reglementer og tilsettingsdokumenter. Behov for stillingsendringer / endringer i arbeidsplass / arbeidsområde drøftes og gjennomføres innenfor de regler som følger av lov og avtale, jf. Hovedavtalen § 9-4 og arbeidsmiljøloven kapittel 15 og 17.
Alle tilsettinger skjer normalt med en prøvetid på 6 måneder. I prøvetiden gjelder 14 dagers gjensidig oppsigelsesfrist. Forlengelse av prøvetiden kan bare skje når arbeidstaker skriftlig er orientert om adgangen ved tilsettingen, og arbeidsgiver skriftlig har orientert arbeidstaker om forlengelsen innen utløpet av prøveperioden.
(arbeidsmiljøloven § 15-6 (4))
Der det stilles krav om tjenestebrev og vigsling må dette dokumenteres.
For stillinger hvor det kreves helseattest, politiattest, sertifikat eller maskinførerbevis må det før tiltredelse legges frem tilfredsstillende dokumentasjon.
10. Myndighet i tilsettingssaker
Tilsettinger i fast stilling
Fellesrådet tilsetter kirkeverge, jf. bestemmelser i kirkeordningen.
KADM foretar tilsetting i øvrige stillinger der fellesrådet har arbeidsgiveransvar.
Dersom intervjuutvalget er enstemmig i sin innstilling kan de foreta tilsetting. I slike tilfeller skal saken legges frem for KADM på første møte.
Inntak i vikariater/midlertidig tilsetting
Kirkeverge eller den som bemyndiges, kan tilsette i vikariater og midlertidige stillinger for et tidsrom av inntil 12 måneder. Eventuell forlengelse utover 6 måneder / sesong, forelegges KADM for godkjenning. Tilsetting etter ovenstående regler gjelder ett og samme arbeidsforhold.
Kirkeverge eller den som bemyndiges kan også tilsette vikarer i:
- Svangerskapsvikariater
- Langtidsvikariater på grunn av sykdom/attføring/uførhet i inntil ett år dersom vikariatets lengde ikke kan avklares på forhånd og normal tilsettingsprosedyre ikke kan følges. Uttalelse ihht. Hovedavtalen § 9-3 f og § 9-4 c og d innhentes.
Interne overføringer
Kirkeverge eller den som bemyndiges, kan foreta intern overføring av arbeidstakere ved ledighet i stilling. Dette kan f.eks. gjelde når deltidsansatte ønsker å utvide sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, jf. Hovedtariffavtalen kap. 1 § 2, pkt. 2.3. Uttalelse ihht. Hovedavtalen § 9-3 f og § 9-4 c og d innhentes på forhånd. Overføringer skjer i samråd med de menigheter som berøres. Ved uenighet legges saken fram for KADM til avgjørelse.
11. Fortolkning/endring av reglement
Spørsmål om fortolkning av dette reglementet avgjøres av KADM. Enkeltsaker der det er behov for å avvike fra dette reglementet, avgjøres av KADM.
Endringer av reglementet foretas av fellesrådet etter behandling i KADM og drøftinger med de tillitsvalgte.