Andre nasjonale råd og arbeidsgiverinformasjon

Innhold

Siden er oppdatert pr. 14. juli 2020.

 

Egenmelding/sykemelding

Gjelder alle ansatte i kirken. Oppdatert 9. juni 2020.

Endringene gjelder fravær fra og med 1. juni 2020.

Nyansatte som kommer fra stilling utenfor virksomheten må ha vært ansatt i to måneder for å kunne bruke egenmelding.

Ansatte gis anledning til å bruke egenmelding i inntil 8 dager. Fra dag 9 må sykmelding leveres. De som ikke har egenmeldingsrettigheter må levere sykmelding fra dag 1. Den utvidete retten til egenmelding opphørte fra 1. juni.

Det må gå en ny arbeidsgiverperiode (16 dager) før ny egenmelding kan brukes. Det kan brukes 24 egenmeldingsdager i løpet av en 12 måneders periode.

Koronarelatert fravær

Koronarelatert fravær defineres slik:

  • Den ansatte er selv smittet av viruset.
  • Den ansatte er i karantene fordi en har vært sammen med noen som er smittet av viruset.
  • Den ansatte har vært i utlandet og sitter i karantene etter forskrift om utenlandsopphold.
  • Den ansatte er satt i karantene av smittevernhensyn av kommunelege.
  • Den ansatte er vurdert som smittefarlig av helsepersonell.
  • Den ansatte har symptomer og holder seg derfor hjemme. Her må den enkeltes egenvurdering legges til grunn.

Når egenmelding/sykemelding er koronarelatert og fraværet startet 16. mars eller senere må det brukes egne fraværskoder i tidssystemene.  Dette fordi NAV gir refusjon fra og med dag 4 for koronarelatert fravær (se definisjon over).

Behandlingsgrunnlaget for å etterspørre og oppbevare denne informasjonen fra den enkelte ligger i Folketrygdloven med Midlertidig forskrift om unntak fra denne datert 20.03.2020.

Når den enkelte sender sykmelding videre fra Ditt Nav (eller sender papirsykemelding) må den enkelte samtidig gi informasjon til sin leder om sykefraværet er koronarelatert eller ikke. Den enkelte leder har også et ansvar for aktivt å etterspørre denne informasjonen. Behandlingsgrunnlaget er igjen Folketrygdloven med Midlertidig forskrift om unntak fra denne datert 20.03.2020. Det understrekes at det kun er koronarelatert ja/nei som skal rapporteres videre.

Leder melder navn på de som har koronarelatert fravær meldes løpende til Karen Marie Engeseth (ke742@kirken.no) i Kirkerådet og til lønnsteamet rdnk.lonn@kirken.no. Lønnsteamet følger opp NAV-refusjoner og Karen Marie Engeseth har ansvar for å samle informasjon om koronarelatert fravær.

Sykmeldinger registreres i tråd med ordinære rutiner.

 

Omsorgsdager

Gjelder alle ansatte i kirken.

Nye regler gjelder fra 1. juli 2020. 

Uansett om du har brukt omsorgsdager tidligere i år eller ikke, starter en ny telling å gjelde fra 1. juli 2020:

  • 10 omsorgsdager per kalenderår når du har ett eller to barn
  • 15 omsorgsdager per kalenderår når du har tre eller flere barn
  • Når dere har avtale om delt bosted, får dere 10 eller 15 dager hver avhengig av hvor mange barn dere har
  • Hvis du er alene om omsorgen, dobles antall dager

Hvis du har vedtak på ekstra dager fordi du du for eksempel har et kronisk sykt barn, trenger du ikke søke om dette på nytt. Ny telling gjelder også for deg fra 1. juli 2020.

 

Hva skjer med omsorgsdagene jeg hadde før 30. juni 2020?

Omsorgsdager du hadde før 30. juni 2020 faller bort, men du vil altså få nye dager tildelt fra 1. juli 2020. 

 

Eksempel A:

Ole har 1 barn under 12 år med sin samboer. Før koronapandemien hadde Ole rett til 10 omsorgsdager. 13. mars 2020 ble retten til antall dager doblet på grunn av koronasituasjonen, slik at Ole nå hadde 20 omsorgsdager. Ole brukte 12 av disse dagene, og hadde 8 igjen. 

På grunn av at reglene endres igjen fra 1. juli 2020 og rett til antall omsorgsdager er nullstilt, har Ole 10 omsorgsdager han kan bruke i perioden 1. juli 2020 – 31. desember 2020.

 

Eksempel B:

Mona er alene om omsorgen for 2 barn under 12 år. Før koronapandemien hadde Mona rett til 20 omsorgsdager. 13. mars 2020 ble retten til antall dager doblet på grunn av koronasituasjonen, slik at Mona nå hadde 40 omsorgsdager. Mona brukte 5 av disse dagene, og hadde 35 igjen. 

På grunn av at reglene endres igjen fra 1. juli 2020 og rett til antall omsorgsdager er nullstilt, har Mona 20 omsorgsdager hun kan bruke i perioden 1. juli 2020 – 31. desember 2020.

 

Overførte omsorgsdager på grunn av stengt barnehage/skole annulleres 1. juli 2020

Det er kun de omsorgsdagene du fikk på grunn av koronasituasjonen som annulleres.

Hvis du har delt dager med en annen omsorgsperson etter vanlig regelverk, beholdes dette. 

Eksempel:

Stine og Petter bor sammen og har 2 barn under 12 år. De fikk begge doblet omsorgsdagene sine på grunn av koronasituasjonen, og hadde rett på 20 dager hver. Stine overførte alle sine 20 dager til Petter. Petter hadde dermed 40 dager, mens Stine hadde ingen dager. Petter har pr. 30. juni 2020 brukt opp alle sine 40 dager. Fra og med 1. juli 2020 har de rett på 10 dager hver.

 

Hva betyr dette for arbeidsgiver?

Endringen innebærer at arbeidsgiver igjen skal dekke lønn for de første 10 omsorgsdagene til en arbeidstaker. Hvis noen dager allerede er utbetalt tidligere i år, telles disse med i de 10 dagene. 

Arbeidsgiver skal også forskuttere resten av dagene som arbeidstaker har rett på, men kan altså søke om refusjon fra den 11. dagen.

 

Reiser

Gjelder alle ansatte i kirken.

Samfunnet åpnes gradvis opp igjen. Hovedregelen er fortsatt at reiser skal begrenses mest mulig. Myndighetenes reiseråd anbefaler oss

  • Utsett eller avlys utenlandsreiser.
  • Bruk hjemmekontor så langt det er mulig og hensiktsmessig. Når hjemmekontor ikke er mulig/hensiktsmessig unngå offentlig transport for reiser hjem –kontor så langt det er mulig. Det gir mindre press på offentlig kommunikasjon. De som ikke har alternativer får bedre plass.
  • Vurder fritidsreiser. Myndighetene anbefaler oss å unngå «rundreiser», dvs reise fra ett sted til annet og så til det tredje. Rundreiser gir flere muligheter for smittespredning enn reise til ett sted og retur direkte hjem.
  • Hovedregelen er fortsatt at møter, kurs og andre samlinger skjer digitalt.

 

Arbeid fra hjemmet (hjemmekontor) og dekning reiseutgifter

Gjelder alle ansatte i kirken.

Som del av den nasjonale helsemyndigheter og regjeringen har oppfordret oss til å arbeide hjemmefra så langt det er mulig. Endringen skjedde svært raskt.  Endringene er derfor ikke vurdert og avtalt på samme måte som når man planlegger for at en medarbeider skal ha fast arbeidssted hjemmefra for en periode eller i deler av stillingen sin. Da skal det i henhold til Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem utarbeides egen avtale om hjemmekontor

Det har kommet en rekke midlertidige regelendringer knyttet til aktuell situasjon. Så langt er det ingen som gjelder arbeid hjemmefra eller reise mellom hjemmet (midlertidig arbeidssted og fast kontor).  Dekning av kostnader til arbeidstakers reiser mellom hjemmet og fast arbeidssted er fortsatt skattepliktige.

Forskrift av 19.11.1999 nr 1158 § 5-15-5 sjette ledd har en bestemmelse som sier at arbeidsgiver kan dekke kostnader til reise mellom hjem og arbeidssted (arbeidsreiser) skattefritt dersom reisen skyldes ekstraordinære forhold i arbeidet.

Forskriften sier bl.a. at dette kan være aktuelt når det er behov for skjermet transport (sikkerhetskjøring). Denne bestemmelsen har sin bakgrunn i behovet for skjermet transport for nøkkelpersoner som er truet på livet, f.eks. enkelte politikere.

Denne bestemmelsen gir derfor ikke hjemmel for å dekke reiseutgifter skattefritt mellom hjem og kontor for nøkkelpersonell som lokal beredskapsledelse.

 

Endring av arbeidsoppgaver/tjenestested

Gjelder alle ansatte i kirken.

Ansatte som har lyst til å bidra på andre fagområder

Vi har mange ansatte som har kompetanse på flere områder enn vi bruker til daglig. Behov skal så langt det er mulig synliggjøres slik at medarbeidere blir gitt anledning til å melde fra at de kan tenke seg å endre helt/delvis arbeidsoppgaver for en periode.

Konkretisering av oppgaver

Oppgaver som trenger menneskelige ressurser må beskrives så langt det er mulig/hensiktsmessig. Dette er med og sikrer en hensiktsmessig forventningsavklaring.

Omdisponering innenfor styringsretten

Utgangspunkt for omdisponering er god dialog med den/de det gjelder og tillitsvalgte. Ansatte kan omdisponeres helt eller delvis. Disponering av ansatte må kontinuerlig vurderes opp mot virksomhetens behov. Det betyr at det ikke alltid vil være mulig å gi et tydelig tidsperspektiv på omdisponering.

Arbeidstid og overtid

Hvis oppgaver som tillegges arbeidstakeren ikke er mulig å løse innenfor ordinær arbeidstid gjelder hovedtariffavtalen sine bestemmelser om overtid. Arbeidsgiver kan pålegge arbeidstaker å arbeide utover avtalt og alminnelig arbeidstid når det foreligger et «særlig og tidsavgrenset behov», jf aml § 10-6 (1). Situasjonen som er oppstått som følge av Koronaviruset vil kunne oppfylle dette kriteriet. Fravær hos andre ansatte eller behov for større innsats på noen områder i en periode kan være grunnlag for å pålegge overtid.

Dialog med tillitsvalgte og verneombud

Viktigheten av godt samarbeid og tett dialog med tillitsvalgte og verneombud i en krevende og annerledes tid understrekes. Hyppige møtepunkter på nett eller telefon er viktig. Et referat gir felles hukommelse. Bruk gjerne alternative former f.eks. delt dokument som oppdateres under hvert møtepunkt.

Særlig for prestene

Under gitte omstendigheter kan det være behov for å be prester gjøre tjeneste i andre prostier. Dette skal skje etter avtale mellom den enkelte prest og prost, og i tett dialog med tillitsvalgte. Hvis oppgavene presten tillegges utenfor eget tjenestedistrikt, og oppgaver i eget tjenestedistrikt, ikke kan løses innenfor arbeidsplanens timetall, skal det utbetales overtid.

 

Samfunnskritisk personell

Gjelder alle ansatte i kirken.

Gravferdsforvaltning og gjennomføring av gravferder er fra torsdag 19. mars 2020 definert som en samfunnskritisk funksjon. Dette kan få betydning for rett til plass i barnehage og barneskole for barn under 12 år til ansatte som utfører disse oppgavene.   

Barnehager og skolens 1.-4. trinn er nå gjenåpnet. Barn til samfunnskritisk personell kan ha rettigheter utover det tilbudet som ordinært gis i den enkelte kommune. I denne artikkelen får du mer informasjon.

 

Verneombudenes rolle

Gjelder alle ansatte i kirken.

Her er Hilde Fylling (hovedverneombud for rettssubjektet) sin beskrivelse av verneombudsrollen:

Som verneombud i fellesråd, prosti og i administrasjon i bispedømmet/kirkerådet, har du en svært viktig funksjon i denne tiden. Beskyttelse av ansatte har høy prioritet, og ansatte skal kjenne seg trygge på at smittevernveileder blir fulgt. Som verneombud skal du tas med på råd om tiltak og konkrete anbefalinger og rutiner. Hold god kontakt med verneombudet i den andre linjen for å samordne informasjon, og følg opp ansatte som har særlige utfordringer. Hovedverneombudene i de store fellesrådene, bispedømmene og kirkerådet holder kontakt med verneombudene i sitt område, og samordner overfor ledelsen i fellesrådene og bispedømmene/kirkerådet. Nasjonalt hovedverneombud samarbeider med ledelsen i Den norske kirke. Hovedverneombudene og nasjonalt hovedverneombud er alltid tilgjengelig for verneombud som ønsker å rådføre seg i konkrete saker.

Kontaktinformasjon til nasjonalt hovedverneombud Hilde Fylling: hf864@kirken.no eller telefon 488 95 331.

 

Forkortet ordning for gravferd

Gjelder alle ansatte i kirken.

Vi mener det er viktig å holde gravferdsseremonien med jordpåkastelse så tett opp til dødsfall som mulig. Det er først og fremst en sjelesørgerisk vurdering og ut fra faglige råd at vi mener at dette må være hovedregelen. 

Formålet med den forkortede ordningen er at prester i samråd med pårørende skal kunne velge å gjennomføre kortere gravferd enn i gjeldende ordning. Den forkortede ordningen beregnes å vare 20 minutter og kan benyttes under Covid-19-pandemien.

Kirkerådet vedtok torsdag 26. mars en «forkortet ordning for gravferd» med hjemmel i et vedtak i Kirkemøtet 2002, (KM 2002 sak 8 pkt 3).

Ordningen er ikke ny, den er en forkortet utgave av den sist vedtatte ordning for gravferd, som de fleste menigheter bruker.

Dette er de viktigste endringer fra dagens ordning for gravferd:

  • De fleste kan-ledd er tatt ut
  • Alle salmer er gjort til kan-ledd
  • Muligheten for korte hilsninger, pålegging av blomster og/eller krans og eventuelt andre minnehandlinger, som opplesning, musikk, lystenning o.a., er tatt ut.
  • Skriftlesningen er begrenset til én tekst, normalt fra Det nye testamentet

Kirkerådet vedtok dette på sitt møte 26. mars. Les og last ned liturgien her.

 

Bruk av kirkeklokkene

Gjelder alle ansatte i kirken.

Ringing lørdager klokken 17.00: Kirkemøtet vedtok i 2015 regler for bruk av kirkens klokker. Bispemøtet og Kirkerådet er av Kirkemøtet gitt myndighet til å beslutte unntak fra reglene.

Nå har Bispemøtet og Kirkerådets arbeidsutvalg vedtatt et koronaunntak som bestemmer hvordan kirkeklokkene kan brukes:

  • Bispemøtet og kirkerådets arbeidsutvalg anbefaler at man lokalt vurderer å ringe helgen inn i 5-10 minutter lørdag kl. 17, som et tegn på kirkelig nærvær og forbønn. Bispemøtet og Kirkerådets arbeidsutvalg forutsetter videre at den vanlige høytidsringing i tilknytning til høytidene opprettholdes, og dermed gjennomføres i påsken, i tråd med lokale tradisjoner.
  • Det forutsettes at det informeres godt om dette nasjonalt og i lokalsamfunnet.

Les vedtaket fra Bispemøtet her.

 

Forskrift for fjernmøter i alle kirkelige råd

Gjelder alle ansatte i kirken.

Kirkerådet har vedtatt en hasteforskrift om bruk av fjernmøter for alle kirkelige råd. Denne er ment å bidra til at drift av og i de kirkelige rådene lokalt, regionalt og nasjonalt kan opprettholdes så lenge korona-tilstanden varer.

 

HMS-rutine

Gjelder prestene, ansatte på bispedømmekontorene og i Kirkerådet.

I lys av den pågående koronapandemien har arbeidsgiver oppdatert sin ROS-analyse pr 1 april. Dette har medført noen endringer i HMS-rutinen, som også er oppdatert pr 5. mai. Ny tekst er merket med rødt. Rutinen gir anvisning på hvordan ansatte, og særlig prester, selv skal opptre i forbindelse med koronapandemien for å beskytte seg og for å unngå å spre smitte.

Les her: HMS-rutine for ansatte i Den norske kirke

 

Personalhåndbok

Gjelder prestene, ansatte på bispedømmekontorene og i Kirkerådet.

Lenke til personalhåndboken (krever pålogging)

 

Arbeidsplaner, arbeidstid og tilleggslønn

Gjelder alle ansatte i kirken, men særlig prester.

Denne artikkelen løfter særlig frem prestetjenesten. De delene av avtaleverket som berøres er i hovedsak likt for alle yrkesgrupper.

Alle prester har samme planperioder for arbeidsplanlegging. Planperiodene starter første mandag i februar, første mandag i juni og første mandag i oktober.

Bransjestandarden for Den norske kirke og gjeldende restriksjoner fra myndighetene gir føringer som planleggingen må skje inn i.

Skal arbeidstaker ha endret tillegg for særskilt arbeidstid når arbeidsgiver beslutter endringer i arbeidsplan?

Kortvarige avvik fra gjeldende arbeidsplan for kortere tidsrom enn 6 uker medfører ikke endring i utbetaling av de faste tillegg til månedslønn. Ved reell merbelastning eks. i form av flere kvelds- og nattevakter og lørdags- og søndagsvakter utbetales differansen i forhold til det beregnede faste tillegget. Ved endring av arbeidsplanene og avvik som varer mer enn 6 uker, skal det foretas ny beregning av fast tilleggslønn, jf. HTA kap. 3 pkt. 3.6 Tilleggslønn.

Tilleggslønn beregnes for hele året og utbetales med 1/12 hver måned. Prester har ikke tillegg for arbeid på helge- og høytidsdager inkludert i fast tilleggslønn.

Hva skal vi planlegge i forhold til?

Gjenåpningen av samfunnet har startet. Vi må regne med at pandemien kommer til å prege lokalmenigheten i lang tid fremover. Prioriteringer og satsninger kan bli utfordret og endret. Arbeidsplaner forteller ofte hvorfor det er kveldsarbeid. Dette er nyttig informasjon i oppfølgingen, men endring i arbeidsoppgaver trenger ikke bety at planen må endres. Tre timer diakoniutvalgsmøte gir like mye tilleggslønn som tre timer konfirmantarbeid. Timetallet er det samme som gir heller ingen endring i brukt arbeidstid.

Leir er et viktig arbeidsverktøy i mange menigheter. Det er viktig å avklare om planlagte sommerleirer kan gjennomføres før arbeidsplanen for sommeren legges. Leir gir mye, men krever mange arbeidstimer. Hvis planlagte leirer ikke er mulig å gjennomføre leir gir det arbeidstid som disponeres til andre oppgaver. Uttak av ferie/plusstid må heller ikke glemmes!

Mye måtte utsettes våren 2020. Husk å gi plass til gjennomføring av høstens konfirmasjonsgudstjenester, utsatte vielser og dåp i arbeidsplanen.

Ferie og avspasering

Husk å planlegge uttak av feriedager og plusstid/fleksitid.

 

Ferie og plusstid

Gjelder alle ansatte i kirken.

Ferie er en viktig del av årsrytmen for alle ansatte. I en periode hvor mange har hjemmekontor og opplever at skillet mellom arbeidstid og fritid er mer utydelig er det minst like viktig som ellers at vi planlegger ferie. Vi trenger ferieukene sjøl om rammene for ferien kan bli annerledes.

Arbeidsgiver/arbeidsledere har generelt en plikt til å drøfte ferie i god tid med den enkelte arbeidstaker eller arbeidstakerens tillitsvalgte og til å legge til rette for uttaket. I praksis gjøres dette ofte gjennom ferielister og ellers ved drøfting av individuelle arbeidsplaner.

Arbeidsgiver har en plikt til å legge til rette for ferieavvikling. Arbeidstaker har rett og plikt til å avvikle ferie.

Flere planlagte aktiviteter har blitt utsatt til høsten. Vi håper på arbeidsuker hvor vi igjen kan fylle kirkene med gudstjenester, kirkelige handlinger og andre aktiviteter.

Dette er en ekstra grunn til å planlegge uttak av mest mulig ferie i sommer.

De kommende månedene er uforutsigbare. Vi vet ikke når smittetopper kommer og omfanget av dem. Hvor mange av våre ansatte som blir smittet/pålagt karantene vet vi også lite om. Bemanningssituasjonen er ulik i fellesrådene/prostiene. Noen området har flere vakante stillinger og er åpenbart mer sårbare enn andre.

Vi har foran oss en lang periode med flere ukjente faktorer. Disse faktorene kan føre til ferieloven § 6 nr 3 må tas i bruk uansett når ferien fastsettes. Det uforutsette er ikke at vi har en koronaepidemi, men hvordan den utvikler seg. Vi får neppe mange ukers varsel. Hvis avtalt ferie må endres har arbeidstaker krav på å få erstattet dokumenterte merutgifter.

Plusstid/avspasering

Planlegg uttak av plusstid og avspasering. Vanlige regler gjelder for overføring til neste avregningsperiode.

 

Tidligere sendte e-brev og Nytt fra kirkebakken

Gjelder alle ansatte i kirken.

Tidligere sendte E-brev og Nytt fra kirkebakken kan du lese på denne siden.

NB! Nyhetsbrev som tidligere er sendt ut, kan inneholde gammel informasjon som ikke lenger gjelder. 

Beklager, men vi kan ikke finne din posisjon pga instillingene i nettleseren din. Du må tillate autolokasjon for å kunne benytte denne funksjonaliteten:

Se instruksjoner for din nettlester under:

Internet explorer

Internet options / Privacy / Location / klikk på "Clear sites"

Chrome

Settings / Advanced / Priacy and security / Content settings / Location -> Fjern "kirken.no" fra blokkert-lista

Firefox

Options / søk etter "location" / settings / Fjern "Kirken.no" fra blokkert

Safari

Settings for this website / Location -> "Allow"