I forbindelse med spørsmål om taushetsplikt og offentlighet om enkeltpersoners deltagelse i kirkelige handlinger har departementet foretatt en gjennomgang av rettstilstanden på området og vil med dette rundskrivet gi nye retningslinjer om adgangen til å offentliggjøre slike opplysninger.
Opplysninger om personer som planlegger å delta i kirkelige handlinger
I utgangspunktet er det ikke adgang til å offentliggjøre opplysninger om at enkeltpersoner planlegger å delta i kirkelige handlinger. Slike opplysninger er som hovedregel å anse som ”personlige forhold” etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1, og opplysningene er derfor underlagt taushetsplikt.
Dette innebærer blant annet at opplysninger om påmeldte/innskrevne konfirmanter er underlagt taushetsplikt. Det skal derfor innhentes samtykke fra ”de som har krav på taushet” (både konfirmanten og de foresatte må samtykke) dersom opplysningene skal offentliggjøres i for eksempel menighetsbladet, jf. forvaltningsloven § 13a nr. 1. Innhenting av samtykke bør skje i forbindelse med innskrivingen til konfirmasjon. Det må gjøres klart at man har rett til å reservere seg mot offentliggjøringen. Samtykket må gis uttrykkelig og bør gis skriftlig.
Departementet legger videre til grunn at opplysninger om at noen har planlagt å gifte seg, også må regnes som ”personlig forhold” i lovens forstand. Slike opplysninger er dermed omfattet av taushetsplikt. Hvert enkelt brudepar må derfor gi samtykke til at den forestående vigselen bekjentgjøres på forhånd gjennom kunngjøringene i gudstjenesten, slik alterboken forutsetter som normalordning. På samme måte vil opplysninger om at en person er meldt til dåp eller at en person skal være fadder for et barn som ikke er døpt ennå, bli å regne som personlig forhold. Også her kan imidlertid samtykke fra dem som har krav på taushet, åpne for at opplysningene gjøres kjent.
Opplysninger om personer som har deltatt i kirkelige handlinger
Når det gjelder opplysninger om personer som har deltatt i kirkelige handlinger, herunder konfirmasjon (og presentasjonsgudstjeneste), dåp og vigsel, vil departementet presisere følgende:
Forvaltningsloven § 13a nr. 3 fastsetter at taushetsplikt etter § 13 ikke er ” til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, f.eks. når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder.” Dersom deltagelsen i den kirkelige handling har skjedd under en offentlig gudstjeneste/vielse, er departementet av den oppfatning at opplysningen ikke er underlagt taushetsplikt ettersom det må antas at ingen berettiget interesse tilsier hemmelighold, jf. fvl. § 13a nr. 3. Departementet legger også til grunn at opplysninger om hvem som er faddere til et barn som er døpt, ikke vil være taushetsbelagt. Opplysninger om at en person er gift, vil ikke bli ansett som ”personlig forhold”. Heller ikke opplysninger om hvem en person er gift med, vil være taushetsbelagte. Tilleggsopplysningen om at vedkommende er viet i Den norske kirke vil normalt heller ikke være taushetsbelagt, med mindre den indirekte røper andre personlige forhold, for eksempel overgang fra et annet trossamfunn.
Selv om en dåp har skjedd i offentlig gudstjeneste, kan opplysninger om medlemskap i eller tilhørighet til Den norske kirke bare gjøres tilgjengelig for vedkommende eller andre som saken direkte gjelder, jf. forskrift om Den norske kirkes medlemsregister § 7.
Dersom den kirkelige handlingen ikke har skjedd under offentlig gudstjeneste/vielse, men bare med en begrenset personkrets til stede, vil opplysninger om hvem som har deltatt, være ”personlig forhold” og underlagt taushetsplikt. Dette vil for eksempel kunne være aktuelt i tilfeller der en person har gått over fra et annet trossamfunn og ikke ønsker at andre skal få innsyn i at vedkommende er døpt. Begrensningen i forvaltningsloven § 13a nr. 1 om at ingen berettiget interesse tilsier hemmelighold, vil ikke kunne anvendes i slike tilfeller.
Offentlighetsloven § 2 andre ledd lyder slik: ” Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak.” I forhold til offentlighetens innsyn må hver innføring i kirkeboken i tilknytning til en kirkelig handling regnes som en sak i offentlighetslovens forstand. Ved begjæring om innsyn må derfor den som begjærer innsyn, kunne identifisere saken i tilstrekkelig grad til at organet forholdsvis enkelt kan finne fram til saken. Dette innebærer at også nokså generelt formulerte innsynskrav må aksepteres, for eksempel begjæring om innsyn i vielser foretatt en bestemt dag eller uke. I denne sammenheng vil vi nevne at det i forslaget til ny offentleglov i Ot.prp. nr. 9 (2005-2006) § 28 andre ledd er foreslått at innsynskravet må gjelde en bestemt sak eller ”i rimelig utstrekning saker av ein bestemt art”. Forslaget til ny offentleglov ligger nå til behandling i Stortinget.