Før julegudstenestene i 2020 undersøkte Kyrkjerådet utvalde leverandørar som tilbyd gratis billettsystem for gratisarrangement. Målet var å finne eit godt påmeldingssystem som sikrar godt personvern. Det finst mange ulike løysingar på marknaden, og det er ikkje gjennomført ei offentleg anskaffing, så det følgjande er berre ei undersøking av kva som fungerer for gudstenestepåmelding.
Kyrkjerådet har vore i dialog med ulike leverandørar, og undersøkt deira retningslinjer for personvern, databehandling, underleverandørar og kvar serverane deira ligg. Dette er viktig for å sikre personvernet, og gjeld både gudstenester og andre arrangement.
Checkin
Checkin er eit billettsystem som tilbyd gratisbillettar til gratisarrangement til kyrkjer og frivillige organisasjonar og rimelige prisar for billettsalg. På nettsida skriv Checkin at det er gratis for dei med 7000-kode i Brønnøysundregisteret – men dette gjeld også for kyrkjelydar! Dette blir manuelt korrigert av Checkin når ein bestiller tilgang.
Checkin har god og gratis support/opplæring, og tilbyd å lage salkart for plassbestilling, mot betaling. Dei som bestiller plass vil få tilsendt «billett» på e-post og sms. Sjå info- og opplæringsfilmer frå Checkin på Youtube.
Checkin tilfredstiller krava til personvern, men det er viktig at behandlingsansvarlig (sokn eller fellesråd) set ein frist for sletting av data og sørger for at dette skjer. Så langt må dette gjerast ved å melde frå på e-post til Checkin, men dei arbeider med løysing for automatisk sletting.
Vitec Agrando
Mange kyrkjelydar nyttar Vitec Agrando sine fagsystem, som tilbyr digital påmeldingsløysing. Løysinga har system for gruppepåmelding, der familie/kohort kan melde seg på som ei gruppe. Ein kan velge om gruppa meld seg på med ansvarleg kontaktperson eller med navn og mobilnummer til alle i gruppa.
Informasjon om påmeldte går rett inn i Medarbeidaren slik at ein kan fordele plassar, og med Medarbeider-appen kan ein krysse av folk etterkvart som dei kjem. Dei har og laga ei ny nettside for enklare oppretting av påmelding og registrering av fremmøte, arrangement.medarbeideren.no. Der kan ein og velge automatisk sletting av personopplysningar etter 14 dagar. Vitec Agrando ivaretar trygt personvern.
Påmeldingsløysinga frå Agrando er gratis for kundar som har nettside/påmeldingsmodul frå Agrando. Har du spørsmål om systemet må du sende e-post direkte til Agrando.
Kirkedata
Kirkedata har tilgjengeliggjort sitt påmeldingssystem Delta i Kardinal, som er integrert opp mot den aktuelle gudstenesta og aktivitetet som ligg i kalenderen. Oppmøte vert registrert via papir, Minkirkeappintern med skanning av QR-kode eller sveiping.
Påmeldingssystemet er gratis for alle Kirkedata-kundar som nyttar Kardinal. Spørsmål og meir info kan ein få ved å ta kontakt på e-post til Kirkedata.
Informer om kva opplysingar som vert samla inn
Ein viktig del av personvernlovgjevinga er at den som samlar inn informasjonen må informere om:
- Kva opplysingar som vert samla inn
- Kva dei skal nyttast til
- Når dei vert sletta
Dette er arrangør sitt ansvar for å kommunisere dette til dei som melder seg på, til dømes gjennom arrangementstekst.
Andre leverandørar
Kyrkjerådet har vore i dialog med fleire leverandørar for å vurdere deira personvern og databehandling. Personvernombodet i Kyrkjerådet vil så langt ikkje anbefale å nytte TicketCo, Hoopla eller DX/Ebilett.no. Desse leverandørane har utydelege retningslinjer på kva informasjon som vert samla inn, samt at dei har databehandlaravtalar i USA.
Løysing for oppmøteregistrering
Kyrkjerådet har undersøkt løysingar for påmeldingssystem - ikkje løysingar for registrering ved oppmøte. Det mange ulike løysingar og leverandørar til dette, både gratis og rimelige. Kyrkjerådet har ikkje hatt kapasitet til å undersøke dette.
Kyrkjelydar som ynskjer å nytte leverandørar til oppmøteregistrering må sikre at personopplysingane som vert samla inn vert:
- Oppbevart i EØS-området
- Ikkje ha underlevandørar eller underdatabehandlaravtalar i USA
- Sletta på tidspunktet som arrangøren bestemmer