Økonomiplan 2015-2018

Økonomiplan 2015-2018 

Saksfremstilling:
Økonomiplanen for 2015-2018 fremstiller Kirkelig fellesråds behov for og prioritering av driftsmidler i planperioden. Planen har tatt opp i seg vedtatt mål- og strategiplan (KF sak 005/2014) og utarbeidet handlingsplan.
I påvente av disse planene er det ikke utarbeidet ny økonomiplan før nå. Det er tidligere utarbeidet en økonomiplan som har dannet grunnlag for søknad det enkelte år.

Kirkelig fellesråd søkte Trondheim kommune om et driftstilskudd på totalt 95.266 mill. for 2015, en økning på 6,5 mill. sammenlignet med tildelingen inneværende år (årlig kompensasjon for lønns- og prisvekst kommer i tillegg).

Økonomiplanen synliggjør behov for finansiering av tiltak og prioriteringer utover dette, med til sammen 14,4  mill. for 2015, dette søkes finansiert gjennom økt driftstilskudd iht. søknad, avsatte midler fra tidligere overskudd og omstilling/effektivisering. Økonomiplanen legges til grunn for videre budsjettprosess- og søknad til Trondheim kommune i 2015.

Trondheim kommune har som ambisjon å bli Norges kirkelige sentrum. Bystyret vedtok ved budsjettbehandlingen i 2012 at Trondheim skal opp på ASSS-snittet i løpet av perioden, og ønsker å styrke Trondheims rolle som kirkelig tyngdepunkt og pilegrimsmål, noe som også omfatter arbeidet i de lokale menighetene. Bystyret har fulgt opp dette med en jevn opptrapping av tilskuddet til Kirkelig fellesråd i 2012, 2013 og 2014. Det forventes en videre opptrapping av tilskuddet. Dette for å komme opp på snittet for ASSS-kommunene.

Kommunens kirkepolitikk
Sist Bystyret i Trondheim behandlet en sak om kirkepolitikk var i 2005. Nå arbeider Rådmannen med en ny sak om kirkepolitikk for perioden 2015 – 2020.
Rådmannen går inn for at en revidert kirkepolitikk skal innebære en sterkere grad av samhandling mellom kirken og samfunnet for øvrig. Kommunen har som utgangspunkt i dette arbeidet fortsatt stort fokus på frivillighet og styrking av diakonitjeneste. Det er ønske om å synliggjøre og verdsette den frivillighet som foregår i kirken, og særlig styrke arbeidet som gjøres i forhold til barn, ungdom og eldre. I tillegg berøres en del andre kirkepolitiske tema.

Kirkevergen har vært i dialog og kommet med innspill til dette arbeidet i kommunen så langt, bla. med grunnlag i Kirkelig fellesråds Mål- og strategiplan. Det er så langt godt samsvar mellom Kirkelig fellesråds egne målsettinger og satsingsområder og de overordnede tanker fra kommunen.

I det videre arbeidet legger kommunen opp til bred medvirkning og innspill i arbeidet med kirkepolitikken, før den sendes til politisk behandling. Dette vil sikre forankring og eierskap og kunne bidra til god implementering av politikken.

Status i omstilling og videre utvikling
Kirkelig fellesråd har gjennomført en stor omstilling siden 2012. Den er langt på vei ferdig og konsolidert i løpet av 2014. Dette har bidratt til frigjøring og omfordeling av midler. Med frigjorte midler og økte bevilgninger fra Trondheim kommune, har vi i 2013 og 2014 startet oppbygging av diakoni- og omsorgsarbeidet i kirken. Med tilføring av statsmidler til Trosopplæring har det i 2014 også vært en stor etablering og oppbygging av trosopplæringsprosjekt i alle prosti/soner. Vi har i omstillingen styrket fagmiljøene innen kirkegårdsdrift, bygg og eiendom og økonomi- og administrasjon.

Det jobbes kontinuerlig med å skape effekter ved større og samlede fagmiljø, kompetanseheving, hensiktsmessige IKT-systemer og stadig utvikling og forbedring av rutiner og systemer. Det er fortsatt nødvendig å utvikle kompetanse og struktur i stillinger for å oppnå full målsetting i omstillingen. Effektgevinster har i all hovedsak gått til å styrke fagmiljø, videre utvikling og prioriterte tiltak/prosjekt i avdelinger for å oppnå målsatte resultater og rydding etter gamle strukturer. Økonomiske effektivitetsgevinster vil kunne omfordeles mellom avdelinger, slik at vi oppnår å styrke satsingen mot kirke og menighet ytterligere.

Ny organisering, og felles forankring i måldokumentet gir bedre grunnlag for samarbeid  innen de satsingsområder som er satt i mål og strategiplanen.

Prioriterte målområder og  tiltak synliggjøres og effektueres gjennom økonomiske prioriteringer i økonomiplanen, og vil bidra til virkeliggjøring av mål og strategiplan.

Driftsbudsjett 2014 og økonomiplan 2015-2018
I all hovedsak er driftsbudsjettet bundet opp i mer eller mindre faste kostnader knyttet til ansatte, IKT-drift, forsikringer, husleie, energi, drift av bygg/eiendom, kirkegårder og anleggsmidler, etc.. Omlag 65-70% av ordinært driftsbudsjettet er knyttet til lønn og personalavhengige kostnader. Dette er kostnader som i stor grad opprettholdes og videreføres dersom det ikke gjennomføres strukturelle tiltak. På grunn av økning av stillinger i 2014 vil lønn og personalavhengige kostnader ha en ytterligere planlagt økning til 2015 før nye tilsettinger måtte gjennomføres.

I 2015-2016 fokuserer handlingsplanen på etablering av samarbeid og nettverk, og kartlegging og utredninger samt utvikling av stillinger og faggrupper. Disse prosessene vil danne grunnlag for mer konkrete behov som først da kan fremstilles i økonomiplanen. Økonomiplanen revideres årlig og slike behov vil innarbeides i planen og føre til ytterligere økning utover i perioden.

Det er søkt driftsmidler i 2015 for å bidra til styrking av tre forhold:

1. Styrking av ressursene i gravplassforvaltningen
2. Styrking av vedlikehold/drift bygg og eiendom
3. Tilsetting av diakoner/styrking av den diakonale satsingen

På nåværende tidspunkt vites ikke endelig bevilgning for 2015. Regnskapsmessig resultat for 2014 vites heller ikke. Finansiering av planlagt aktivitet i 2015 er derfor uklar da vurdert behov er større enn omsøkt beløp for 2015.

Økonomiplan

Oppstillingen i tabellen nedenfor er strukturert etter handlings-/satsingsområder i handlingsplanen og fremstiller akkumulerte kostnader/økninger med utgangspunkt i 2014.

De årlige beregninger og justeringer av lønns- og prisvekst (deflator) er ikke inkludert i oppsettet.

Utover interne disponeringer og omprioriteringer, og forventet effektivisering, vil finansieringsbehov søkes dekket gjennom søknad om driftsmidler fra Trondheim kommune. Dette er i tråd med planen om at tilskuddsnivået til Kirkelig fellesråd i Trondheim skal opp på landsgjennomsnittet for ASSS-kommunene.

Kostratall for 2013 viser at Trondheim fortsatt ligger godt under gjennomsnittet for ASSS- kommunene i tilskudd til Den norske kirke og drift av kirkegårder og krematorier,  med ca 9,5 mill.. Sammenlignet med de største byene (Stavanger, Bergen, Bærum) ligger Trondheim hele 16,5 mill. under snittet.

Nedenfor følger en oversikt over hvert nøkkelområde med overordnet mål og en relativt kortfattet behovsanalyse for prioriteringer i planperioden.

Kirke - menighet

• Kirkelig fellesråd skal forvalte lovpålagte oppgaver og satsingsområdene trosopplæring og diakoni slik at kirken er tilstede der folk lever og bor.
  Kirkelig fellesråd i Trondheim vil i planperioden ha som hovedmål:
  • å styrke kirkens omsorgstjeneste – diakonien
  • å styrke tilretteleggingen for barn– og unges oppvekstsvilkår
  • aktivt å legge til rette for gode gudstjenester og eventuelle endringer av disse
• Kirkelig fellesråd i trondheim er innstilt på å bidra så mye som mulig til at frivilligheten blir en mer aktiv del av menighetslivet i byen

Styrking av kirkens omsorgstjeneste – diakonien, tilrettelegging for barn- og unges oppvekstsvilkår samt frivilligheten
Fellesrådet har etter tilsettinger i 2014 11,5 årsverk tilsatt i diakonale stillinger. Det inkluderer diakonstilling i Domkirken hvor de økonomiske ressursene tildeles Bymisjonen i prosjekt «Vår Frue Åpen kirke». Det er behov for at det tilsettes flere i diakonale stillinger. I tillegg er det behov for midler til finansiering av ulike prosjekter og omsorgsaktiviteter for barn og unge og eldre samt understøttelse av frivillighetsarbeidet i menighetene. Bystyret har i sin tildeling til kirkelig fellesråd uttrykt at det fra kommunens side vektlegges at aktive menigheter er viktige i byggingen av gode lokalsamfunn og fellesskap for personlig utvikling.

Det legges inn økt tilskudd i 2015 til den diakonale satsningen, tiltak ovenfor barn og unge og understøttelse av frivillighetsarbeidet. Det er lagt inn en prosjektstilling som frivillighetskoordinator.

Tilrettelegging for gode gudstjenester og eventuelle endringer av disse
Samlingen om gudstjenesten som konstituerende for kirken, og viktigheten av et aktivt gudstjenesteliv i menighetene understrekes. Det legges til rette for gode gudstjenester og eventuelt utvikling og endring av disse. Her kan det bli aktuelt å styrke kirketjenerressursen, bidra med midler til ulikt materiell, audiovisuelle hjelpemidler og eventuelle tilpasninger av bygg og interiør.

Markedsføring - Synliggjøring

• Vi vil vise Trondheims befolkning hva vi er, hvem vi er og hva vi kan og vil gi til samfunnet. Kirkelig fellesråd vil legge til rette for synliggjøring, markedsføring og formidling av aktivitetene i soknene med mål om at det bidrar til økt oppslutning om kirkelivet i Trondheim.

Nye Internettsider
Vi er i gang med å implementere nye Internettsider for fellesråd og menigheter. De vil være ferdig etablert våren 2015. Dette gir nye muligheter for tilrettelegging av kommunikasjon og informasjon mot publikum og samfunn. De nye nettsidene bygger på et felles rammeverk/felles profil for Den norske kirke, samtidig som den enkelte menighet eller fellesråd kan synliggjøre egen profil og identitet. Det er et mål å bruke Internett til aktiv profilering, synliggjøring og markedsføring av Kirken i Trondheim og de mange aktiviteter og tilbud til byens befolkning. Det er satt av egne prosjektmidler til gjennomføring av dette arbeidet, men det vil bli en økt driftskostnad og et videre utviklingsarbeid i perioden.

I dette ligger også planer for å utvikle en bevisst kommunikasjonsstrategi og få fokus på «verdibasert kommunikasjon».

Informasjonsmedarbeider
Vi arbeider for å få tilsatt en samfunnskontakt/profesjonell informasjonsmedarbeider til å hjelpe oss i dette arbeidet. I første omgang ser vi får oss en tilsetting i en midlertidig prosjektstilling.

Organisasjon – Byutvikling

• Kirkelig fellesråd i Trondheim skal ha en målrettet og økonomisk effektiv organisasjon og ansatte med høy kompetanse og faglig integritet. KfiT skal kvalitetssikre arbeidsprosessene sine og jobbe systematisk med kontinuerlig forbedring av leveranser og tjenester.

Identitet – kultur – kompetanse
I hele planperioden vil vi ha gjennomgående fokusområder i hver avdeling og mellom avdelingene med vekt på felles kulturforståelse, felles identitet, omforent verdigrunnlag, samarbeid, kompetanseutvikling og faglig integritet.

Målrettet og økonomisk effektiv organisasjon – Stadig bedre
Kontinuerlig fokus på organisering/struktur/ansvar, kvalitetssikring/internkontroll, interne
rutiner og retningslinjer, utvikling av gode og effektive arbeidsprosesser, intern/ekstern opplæring/veiledning.

Gjennom videre utvikling av nye dataverktøy i virksomheten har vi  muligheter for stadig utvikling, forbedring og effektivisering av tjenester og kommunikasjon internt og ut mot publikum og samfunn. Innen det økonomisk administrative feltet vil det jobbes med utvikling av kompetanse og forbedring av rutiner og systemer for å bidra til effektiv bruk av ressurser og systemer i virksomheten, god internkontroll, og profesjonell og faglig god standard på saksbehandling og tjenester.

Det er lagt inn behov for økte driftskostnader knyttet til  IKT, for implementering og drift av ny IKT-plattform gjennom Kirkepartner, økt linjekapasitet og etablering av trådløst nett (G3/G4/ i hele virksomheten, samt drift av nye Internett/Intranettsider.

Det er lagt inn utviklingskostnad knyttet til administrative systemer i virksomheten (Acos og Agresso).

For å strukturere anleggsdokumentasjon, branndokumentasjon og planlagt og løpende drift/vedlikehold er det behov for å anskaffe et FDVU-datasystem (system for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling). Dette vil også nødvendiggjøre endringer i arbeidsmetoder.

Arkiv – Det er fortsatt et omfattende arbeid å få arkivsystemet Acos fullt implementert og i
god drift i virksomheten. I tillegg er det behov for å rydde/ordne gamle saksarkiv i menighetene med avlevering til Statsarkivet. Vi ønsker også å få et samarbeid med Statsarkivet for digitalisering/avlevering av kirkebøker. Det er beregnet et behov for en prosjektstilling i 1,5 år for å bistå i gjennomføringen av dette arbeidet.

Kjøp av konsulenttjenester for etablering av innkjøpsavtaler/rammeavtaler for kontorrekvisita og kopi-/multimediemaskiner. Vil bidra til reduserte kostnader og ressursbruk i forbindelse med innkjøp.

Leasing bil
Som et miljøtiltak, samt for å avbøte en presset parkeringssituasjon, er det ønskelig å starte et prøveprosjekt med leasing av elbiler. Dette mener vil bla. bidra til å sette kirkens miljøengasjement mer på kartet.
Oppstartskostnader ved leasing elbiler for administrasjon og prosjektledelse ved avdeling BE. Vil også være tilgjengelig for andre i Munkegata ved ledig bil.

Kirkegård/gravlund

• Alle gravplasser skal opparbeides med parkmessig standard og være universelt tilrettelagt, og alle nye gravplasser skal i tillegg tilrettelegges for ulike trosretninger/livssyn.
• Kirkelig fellesråd i Trondheim skal aktivt tilrettelegge nok gravplasser til alle byens innbyggere uavhengig av tros – og livssyn

Styrking av ressurser i gravplass forvaltningen
Budsjett og økonomiplan for gravplassforvaltningen tar hensyn til endring i areal, antall m2 som enheten skal forvalte, drifte og vedlikeholde. En sikring av disse nødvendige ressursene for økt grønntvedlikehold ligger inne i økonomiplanen til både kommune og fellesråd. Kirkegård har fortsatt er dokumentert etterslep i hht plan fra 2011 som skal hente inn etterslepet i 2017. Grunnet forskyvninger i tid når det gjelder bygging av nye gravplasser, er denne planen noe endret. I tillegg er det lagt inn ekstra midler som relateres til handlingsplan.

Parkmessig standard
Det skal etableres en grøntfaglig gruppe i gravplassforvaltningen som skal ha et overordnet faglig ansvar for trær og busker, felles blomsterbed og minnelunder. Gruppen skal stå for utvikling av en skjøtselsplan, beskjæring, uttak og replanting av trær. Vi styrker den faglige kompetansen ved å understøtte utdanning av en arborist (trepleier) og videre opplæring av anleggsgartnere. Det skal i tillegg kjøpes konsulenttjenester fra en landskapsarkitekt som skal komme med forslag til et visuelt løft rundt alle kirkebygg/kapeller i Trondheim.

Ivareta kulturarven
I 2015 skal det etableres en vernestandard som skal bli en håndbok til bruk ved sletting av gravsteder. Vi vil starte arbeidet med å kartlegge gravminner/gravplasser som vi ønsker å verne, samt starte arbeidet med å vedlikeholde disse i henhold til budsjetter og samarbeid med festere hvis mulig. Kartleggingen fra 2013 skal bestilles oppdatert og bli et grunnlag for videre rehabilitering.

Gravplass for alle
Vi vil fortsette samarbeidet med andre trosretninger for å øke kompetansen for andre kulturer. Det videreføres gjennom kompetansehevende tiltak og tettere samarbeid med STL Trondheim (Samarbeidsrådet for tros- og livssynssamfunn) samt begravelsesbyråene.

Miljøvennlig og effektiv drift
I planperioden skal det etableres kildesortering på alle gravplasser i trondheim. Dette vil medføre ekstra kostnader til sortering, informasjon, kjøp av avfallsbokser, og skilting. I tillegg er det etablert en maskinkomite som skal være rådgiver på kjøp av riktig miljøvennlig utstyr. Bedre driftsplanlegging og effektiv utnyttelse av utstyret skal gi bedre resultat. På krematoriet er det bygd om med ny styring, og her skal energiforbruket målsettes og forbedres i 2015 med 35% fra 2014. Dette medfører mindre utslipp og reduserte driftsutgifter.

Etterslep nye kirkegårder (i 1 000)                  2015    2016    2017    2018
Etterslep gml. Kirkegårder                                    886      573          0         0
Nye arealer                                                              0       214    3 176     424 
Handlingsplan m/ekstrabehov                              300      200       150     100

Sum                                                                    1 186     987    3 326     524

Akk. Tall                                                             1 186   2 173   5 499   6 023
Kjøp tjeneste for kartlegging av  grøntareal        500
rundt kirkebygg  

Bygg, anlegg og eiendom

• Kirkelig Fellesråd i Trondheim skal forvalte bygg og anlegg slik at menighetene har tjenlige og universelt tilrettelagte bygg for kirkelige handlinger og annen kirkelig virksomhet. Kirkelig Fellesråd forvalter bygg og anlegg på vegne av soknene slik at verdier ivaretas og ikke forringes.
• Kirkelig fellesråd i Trondheim vil aktivt jobbe med analyser og fornyede rehabiliterings – og vedlikeholdsplaner basert på statusgjennomgang av teknisk standard av alle bygg i 2013, endringsbehov knyttet til menighetenes behov for aktivitet, samt universell tilrettelegging.
• Kirkelig fellesråd i Trondheim vil utrede behov for nybygg/nye arealer knyttet til statusgjennomgang av dagens tilgjengelige arealer og utnyttelsen av disse, kirkebyggutredningen 2009, prognoser for befolkningsutviklingen/bydels-utviklingen og gravplassutviklingen.

Styrking av vedlikehold/drift bygg og eiendom
Tilstandsanalysen som ble utarbeidet i 2013/2014 dokumenterer et behov for å øke det årlige vedlikehold med 1,5 mill. sammenlignet med dagens nivå for å holde vedlikeholdsstatus på et stabilt nivå.

Behov for bygg og areal i en by i vekst
I 2015 starter et arbeid med å utrede fremtidige behov for bygg, areal og eiendommer (tilstrekkelige og hensiktsmessige arealer og seremonirom der folk lever og bor). Det vil bli etablert et samarbeid med Trondheim kommune og andre potensielle samarbeidsparter for å dekke dette. Det jobbes for: at menigheter, ansatte og øvrige brukere har tjenlige, funksjonelle og universelt tilrettelagte bygg for kirkelige handlinger og annen kirkelig aktivitet, at kirke- og kulturhistorie ivaretas, at kirkens verdier ivaretas og videreutvikles, og ikke forringes, at vi fremstår som en kompetent og aktiv samfunnsgagnlig aktør.

Kartlegging universell utforming
For å være en attraktiv og reell folkekirke, må vi sikre at potensiell brukere av våre bygg har en reell tilgang til byggene. Dvs. sikre at de er universelt utformet. Dette er også regulert i lovverket. Ved rehabilitering og oppgraderinger er dette ett av områdene som har fokus. Det er imidlertid ønskelig å kartlegge situasjonen i dag samt de behov som avdekkes av dette. I kartleggingsarbeidet vil det leies inn kompetanse og kapasitet på området. Det vil utarbeides en status på området i dag samt lages utkast til plan for å sikre nødvendig tilgang. Herunder en kostnadsvurdering. Alle våre bygg vil være gjenstand for gjennomgang.

Vedtak:
Kirkelig fellesråd vedtar fremlagte forslag til økonomiplan.

Økonomiplanen danner grunnlag for prioriteringer i årsbudsjett for Kirkelig fellesråd 2015, etter at tildelingen fra Trondheim kommune for er kjent.

Fremstillingen av økonomiplanen danner grunnlag for søknad til Trondheim kommune om tildeling av driftsmidler til administrasjon, kirker og kirkegårder for 2016 og planperioden..