I likhet med mange andre fellesråd hadde Kristiansand en tjenesteytingsavtale med kommunen knyttet til drift av IT-løsninger. De var, og er, tett koblet på kommunens driftsløsninger på flere områder. Derfor var nettopp dialog med kommunen et nødvendig første skritt da de bestemte seg for å ta steget over i kirkens digitale fellesløsninger, forteller kirkeverge Andreas Andersen. Hans tips er å begynne med å forklare behovet for å jobbe på kirkens digitale fellesløsninger:
«Dette gjør vi for å bli med i den digitale utviklingen i kirken.» Han forteller at samarbeidet med kommunen er både nært og godt på mange områder, og at kommunen har vært en god leverandør av IT-løsninger. «Organisasjonstilhørigheten vår er likevel til kirken, og gjennom å være på felles plattform kan vi enklere delta i den utviklingen som skjer, og være tettere på kolleger i andre fellesråd», sier han. Digitaliseringsstrategien – og arbeidet med kirkelig organisering, har som mål å skape helhetlige og sammenhengende løsninger. Andersen tror dette er enklere å få til når vi er på en felles plattform.
Sunniva Opsahl, produkteier for Kirkens lokale skrivebord, ba Andersen fortelle litt mer om veien frem mot at ansatte i Kristiansand fellesråd kunne ta løsningen i bruk i mai 2023:
Hvordan startet du prosessen med å skille ut IT-tjenestene fra den kommunale tjenesteytingsavtale?
Vi orienterte kommunens ledelse på drøftingsmøtet om økonomiplan om planene for overgang til Kirkepartner. Det var viktig å gjøre dette innen fristen for endring av tjenesteytingsavtalen, som i vårt tilfelle er 1. juli for endringer som trer i kraft påfølgende år. Dette ble fulgt opp med løpende dialog om prosessen videre, analyse av implikasjoner for kommunen og for fellesrådet, og detaljerte prosjektplaner. Kommunens IT-avdeling har hele veien deltatt aktivt i arbeidet med å kvalitetssikre prosessen. Vi hadde et eget møte med kommunens ledelse der de tekniske og økonomiske aspektene ble avtalt, og der avtalen om tjenesteyting ble oppdatert. I dette møtet ble også tidspunkt for overgang avtalt.
Kan du fortelle litt om prosessen dere gikk gjennom internt i fellesrådet før dere opprettet kontakt med kommunen?
Etter forberedelser av saken i ledergruppa ble det etablert kontakt med Kirkepartner for videre kartlegging av prosessen. Vi utarbeidet et fyldig saksnotat som ble lagt frem for behandling i fellesrådet. Vi engasjerte en prosjektleder (pensjonert IT-sjef i kommunen). Det er viktig med dedikerte ressurser på slike prosjekter. Det er mange detaljer som skal følges opp, og mange aktører å forholde seg til.
Hvordan ble dere møtt av kommunen?
Kommunen har vært konstruktive hele veien, også i selve omleggingen der de har vært med på lokasjonene for hjelpe med nettverk, aksesspunkter, omprogrammering av switcher, sentral driftsstyring av tekniske anlegg, m.m. De har et ansvar for kirkelig fellesråd, og vår opplevelse er at de gjør det de kan for at vi skal nå våre mål. Siden vi skal fortsette med LPR-systemer i kommunen ble det nødvendig å kjøpe Citrix-lisenser og legge til rette for oppkobling mot kommunens Vismaløsning fra eksternt nett. Dette hadde vært enklere for oss om Visma ligger «i skyen», men det gjør det foreløpig ikke i Kristiansand (her er det som regel skyfritt 😊).
Det er viktig å få synliggjort kostnadene ved de kommunale IT-løsningene, slik at fellesrådet får med seg dette beløpet som et tilskudd fra kommunen når avtalen sies opp, forteller Andersen:
Når det gjelder det økonomiske, så får vi med oss tilskuddet som tidligere er benyttet til å betale for kommunens IT-tjenester. Disse tjenestene er imidlertid priset lavt, men på dette tidspunktet lå det an til at Kirkerådet ville dekke kostnader med KLS, og dermed gikk regnestykket opp. Vi søkte også om å få dekket merkostnader til innføring av digitalt arkiv, samt engangskostnader (som rutere og annet utstyr). Dette ble ikke innvilget. I kommunedirektørens reviderte budsjett ble det lagt inn noe mer tilskudd til IT-drift, da kommunen får besparelser på at fellesrådet ikke lenger skal ha IT-tjenester fra kommunen.
I deres tilfelle tok jo prosessen opp mot kommunen nokså lang tid. Kan du si litt om grunnene til det?
Som nevnt, må endringer i tjenesteytingsavtalen avtales innen 1. juli året før de trer i kraft. Det var for øvrig prosessen internt og med Kirkepartner som tok lengst tid. Det var mange små og store ting som skulle på plass. Kartlegging av nettverk og nettverksutstyr, og anskaffelse av nytt utstyr tok mer tid enn beregnet. Vi hadde imidlertid hele tiden som plan at vi skulle være på plass med ny løsning innen utgangen av Q2 2023, og vi kom i mål.
Her kan du lese mer om Kirkens lokale skrivebord og rabattordningen for fellesråd som tar produktet i bruk.