Om arkivnøkkelen
Denne arkivnøkkelen for kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost i Den norske kirke er utarbeidet for å være tilpasset elektronisk arkivdanning. Den tidligere arkivnøkkelen fra Kirkelig Arbeidsgiverorganisasjon av 2004 ble laget for papirbaserte arkiver. Sopra Steria ble bedt om å utarbeide en ny arkivnøkkel sammen med deltakere fra ulike enheter i Den norske kirke, funksjonsbasert for fagklassene og tilpasset elektronisk arkivdanning med tilhørende bevarings- og kassasjonsregler. Arkivnøkkelen skal implementeres i Arkiv med møteløsning (P360) fra høsten 2015. Det anbefales at enheter som går over til elektronisk arkiv (Noark godkjente løsninger) tar denne arkivnøkkelen i bruk ved periodeskille og overgang til ny løsning. Enheter som fortsatt har papirarkiv kan fortsatt bruke arkivnøkkelen fra 2004. Ved avlevering av materiale ordnet etter "Arkivnøkkel for kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost" (Kirkelig Arbeidsgiverorganisasjon, 2004), skal det benyttes tilhørende bevarings- og kassasjonsbestemmelser.
Grunnleggende premisser for utarbeidelse av denne arkivnøkkelen er at den skal være enkel å bruke med få koder, at den er gruppert etter kirkens hovedfunksjoner(funksjonsbasert) for fagklassene og at den er ordnet slik at det er bevaring og kassasjonsvedtak for alle dokumenter på samme arkivkode. Dette for å understøtte avlevering av elektroniske arkiv til Arkivverket – Riksarkivet med statsarkivene.
Det er utarbeidet en bevarings- og kassasjonsvurdering for det arkivmaterialet denne arkivnøkkelen en tenkt å dekke. Det skapes i tillegg annen arkivverdig dokumentasjon av kirkelige fellesråd, menighetsråd, sogneprest og prost. Informasjonene som finnes i eKirkebok blir tatt vare på sentralt. Menigheter som fører Dagsregister i protokoll har avleveringsplikt på disse bøkene.
Denne arkivnøkkelen består av en overordnet innledning om arkivnøkkelens oppbygning, arkivnøkkelen, et alfabetisk stikkordsregister, en bevarings- og kassasjonsvurdering av materialet arkivnøkkelen omfatter, en oversikt over de enhetene i den norske kirke som skal bruke denne arkivnøkkelen og en oversikt over aktuelt lovverk.
Arkivnøkkelens oppbygging
Arkivnøkkelen er bygget opp som en funksjonsbasert arkivnøkkel. Det betyr at den overordnete strukturen skal representere kirkens hovedfunksjoner. Arkivnøkkelen er laget for at de kirkelige enhetene skal kunne dokumentere at de utfører sitt formål og virkeområde, sine oppgaver og aktiviteter i henhold til lovverk, tjenesteordninger, mål og visjoner for virksomheten.
Klassene 0 – Organisasjon, 1 – Økonomi og 2 – Stillinger og personell er hentet fra Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen, som skal benyttes for offentlige organer. Det ligger til Riksarkivaren å vedlikeholde disse. Noen justeringer er gjort for klassen 0 – Organisasjon, der noen aktiviteter nå dekkes av fagkoder under 4 – Kirkelig organisasjon.